toma fisica de inventarios

Diconsa, S. A. de C. V.
Instructivo Toma Física de Inventarios 2010

Diciembre, 2010

Diconsa, S. A. de C. V.
Toma Física de Inventarios 2010

CONTENIDO

Pág.

I.

Objetivo

3

II.

Contactos del cliente y agenda de inventarios

3

III.

Procedimientos de conteo

4

IV.

Documentación a entregar como parte de la
participación de inventario

6

V.

Reportede gastos de viaje

7

VI.

Contactos Deloitte oficina México

8

2

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Toma Física de Inventarios 2010

I.

Objetivo

El presente instructivo pretende dar a conocer el proceso a seguir por el personal asignado de Deloitte, durante
la toma física de los inventarios que se llevaran a cabo del 27 y 28 de diciembre de 2010 en las diferentes
sucursales de laCompañía.

II.

Contactos del cliente y agenda de inventarios

Participaremos en un total de 25 tomas físicas de inventario de la Compañía Diconsa, S. A. de C.V., hemos
elaborado una “lista de contactos” en Excel donde se muestra la ubicación y los datos del contacto en cada una
de ellas, así como el nombre de la persona de DTT que le corresponde asistir a cada una de las ubicaciones.Listado de Contactos
Inventarios 2010.xlsx

1. Todas las tomas físicas iniciarán a las 8 de la mañana.
2. Cada participante deberá consultar la lista para conocer los detalles del contacto, es necesario
establecer comunicación con ellos de forma anticipada para confirmar fecha, horario y ubicación , así
como para obtener mayores referencias de cómo llegar al almacén.
3. Al contactarse con laspersonas se deberá investigar, si es necesario tomar el vuelo o camión un día
antes y si debe tomar algún otro trasporte para llegar al destino.

4. Confirmar el horario en que dará inicio la toma física y la hora en que finalizará, ya que de esto
dependerá si el regreso será el mismo día o hasta al día siguiente por la mañana o tarde.

5. La solicitud del anticipo de gastos, boletos deavión o camión, reservaciones de hospedaje, etc., son
responsabilidad de cada una de las personas participantes.

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Toma Física de Inventarios 2010

III.

Procedimiento de Conteo

Diconsa distribuye productos de consumo básico para comunidades rurales de bajos recursos. Los almacenes
deben de encontrarse en buenas condiciones y los productos deben estar bienorganizados para facilitar los
conteos. Los procedimientos detallados que seguirá el personal de la compañía se describen en el instructivo de
inventarios enviado a cada participante.
Para efectos de nuestra auditoría, a continuación incluimos una lista de los procedimie ntos que deben
realizarse por el personal de DTT:
1. Verificar que el personal del cliente se apegue a lo establecido en elinstructivo de inventarios.

INSTRUCTIVO
INTERNO DE DICONSA.doc

2. Recorrer el almacén para verificar que la toma física se lleve a cabo de f orma segura y organizada.
Verificar que las condiciones del almacén sean las adecuadas para realizar los conteos de forma
eficiente.
3. Asegurarnos de que no hay entradas o salidas de producto durante los conteos en apego al instructivo
delinventario.
4. Realizar indagaciones para identificar producto defectuoso o caducado que deba estar separado del
resto, asimismo asegurarnos de que el almacén cuente con un área especial para este tipo de producto.
5. Realizar indagaciones sobre producto en consignación que no sea propiedad de Diconsa.
6. Realizar indagaciones para identificar posibles transferencias de producto entre almacenes que noesté
correctamente registrado.
7. Indagar sí existe producto en lugares distintos al almacén (trailers, estacionamientos, etc.).
8. Verificar la existencia de maíz o harina de maíz en los almacenes. En caso de encontrarse existencia de
este producto deben pesarse al 100% y nunca aceptar que se tomen las cifras de la posición del almacén
o de la determinación de pesos promedios, asimismo, no...