TRABAJO SENA 2


ACTIVIDAD 2

1. ¿Cómo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?

Primero que todo debe darse cuenta si la empresa cuenta con tablas de retención documental implementadas, después debeempezar a clasificar los documentos, en grupos, Decidir qué documentos se deben colocar en cada categoría. Crear secciones en cada categoría, ya que le ayudará en la gestión y organización de sus archivos.Después debe organizar los documentos por etapas, teniendo en cuenta el siclo vital de los documentos, así, archivo de gestión, archivo central y archivo histórico. Teniendo las tablas de retencióndocumental ya implementadas se dará cuenta el tiempo de retención de los documentos en cada fase, y si son necesario pasarlos a otro tipo de archivo o eliminarlos. En todo archivo se debe aplicar lastablas de retención documental.

2. ¿Cuáles son las causas que originaron esta situación?

Las causas que generaron esta situación en la empresa, fue la mala organización en el archivo, falta detablas de retención documental y de una persona que se encarara de organizar la información de la empresa.

3. ¿Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?

Si, se debe aplicar elsiglo vital del documento, de esta forma se dará una mejor organización en el archivo, y se permitirá eliminar documentación inservible, con las tablas de retención documental, ya se aplica el ciclovital de los documentos y se dan trámite a los documentos que cuentan con un vencimiento de términos.

4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo. ¿Cómo debe serarchivados esos documentos?

Los expedientes electrónicos se archivarán por medios electrónicos en carpetas electrónicas, donde se irán incorporando los documentos que se generen en sutramitación. Se deben clasificar los documentos y mirar cuales se van a archivar y cuales a eliminar, al igual que los documentos de archivo, los documentos electrónicos también tiene su ciclo vital....