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Legalización de libros

 Fundamento legal
 Requisitos generales
 Tipos de libros por legalizar
 Requisitos según el tipo de trámite
 Procedimiento
 Retiro de libros

Todo contribuyente de los impuestos administrados por la Dirección General de Tributación debe solicitar la legalización de los libros y cualesquiera otros registros de su actividad comercial ante la AdministraciónTributaria que le corresponda.

Fundamento legal

Artículos 51 y 77 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y 53 de su reglamento, 35 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas, Decreto No. 25514-H del 24 de setiembre de 1996 y sus reformas. Resolución N° DGT-23-07 de 19 de setiembre del 2007, publicada en La Gaceta N° 191 de 4 de octubre del 2007.


Requisitos generales:

Los siguientesrequisitos deben cumplirse en todos los trámites de legalización:

 Presentar debidamente lleno el formulario D-406 “Solicitud de legalización de libros”, el cual es gratuito y se obtiene en las administraciones tributarias.
 Aportar los libros por legalizar con la información requerida en la razón de legalización o de cierre preimpresa en el primer folio de cada libro, sin tachones niborrones y con letra legible. Con excepción de los libros de actas en hojas sueltas, para efectos de conservación y seguridad y con el fin de garantizar la no sustitución de los folios, todo libro debe ser presentado en pasta dura y debidamente cocido y engomado.
 Si es persona física debe presentar la cédula de identidad.
 Si es persona jurídica debe presentar la cédula de identidad delrepresentante legal siempre y cuando esté acreditado como tal en nuestro sistema tributario.
 Si el trámite lo realiza un tercero debe presentar la solicitud de legalización (formulario D-406) con la firma autenticada por un abogado en el espacio establecido para tal efecto o aportar un poder especial otorgado por el interesado ante un abogado, autorizándolo para que actúe en su nombre. En este últimocaso debe aportar además de lo anterior, una certificación de la personería jurídica de la sociedad.
 Todo trámite de legalización de libros deberá llevar:
1) ¢125 en timbres fiscales, por cada libro de contabilidad mercantil a legalizar.
2) ¢25 en timbres del Colegio de Contadores Privados por cada libro de contabilidad, de actas y registro de accionistas (socios) alegalizar.
En caso de no existir timbres fiscales en circulación en el mercado, pueden ser sustituidos por el comprobante de pago que emite el banco autorizado.


Tipos de libros por legalizar

a.- Libros generales:

Las personas jurídicas, las personas físicas con actividades lucrativas y otros contribuyentes del impuesto sobre la renta como los fideicomisos, las sucesiones, sucursales oagencias de empresas extranjeras, cuentas en participación, encargos de confianza, sociedades de hecho, entes dedicados a la prestación privada de servicios de educación universitaria, empresas públicas organizadas bajo la forma de sociedades anónimas, bancos estatales y privados y todos aquellos contribuyentes que no estén expresamente indicados dentro de los anteriores, deberán legalizar loslibros de Diario, Mayor e Inventarios y Balances, con las siguientes excepciones que se regulan en el aparte c.- siguiente:

i. Técnicos y profesionales liberales que únicamente se dediquen al ejercicio liberal de su profesión, así como las personas físicas que presten servicios no gravados con el impuesto general sobre las ventas, sin perjuicio de los que laboren también en relación de dependencia.ii. Personas físicas inscritas en el Régimen de Tributación Simplificada.

b.- Libros adicionales:

Además de los libros generales indicados en el inciso anterior, las sociedades deberán llevar los libros que a continuación se detallan:

1.- Libros por legalizar según tipo de sociedad:

i. Sociedades anónimas: Actas de Consejo de Administración (Junta Directiva),...
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