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REGISTRO DE LOS ACTIVOS FIJOS

Los activos fijos se denominan como los "activos que producen utilidades", ya que generalmente son estos los que dan base a la capacidad de la empresa para generar utilidades. Sin planta y equipo la empresa no podría realizar su tarea diaria, ni elaborar los productos que le produce ingresos.

Con el paso del tiempo la cantidad de activos fijos que puedeadquirir un mismo ente económico (y sin importar su monto) puede llegar a ser significativa. Por tal motivo, es conveniente que desde el mismo comienzo de operaciones del ente económico, los responsables de llevar los registros contables establezcan procedimientos para lograr un adecuado control de la información relacionada con los mismos (descripción, ubicación, monto, vida útil, depreciaciónacumulada, etc.). Examinemos algunos inconvenientes que se podrían dar con el tiempo en caso de no tener dichos registros detallados:

Normalmente, las empresas inmersas en su trabajo rutinario, le han dado siempre importancia a controlar físicamente sus principales activos como son:
los inventarios y cuentas por cobrar, de quienes dependen para el funcionamiento normal de la empresa.

No obstante,una empresa cuenta con una inversión que sin ella sería imposible operar normalmente y ésta es: Los Activos Fijos, pero que, sin embargo, no se le ha prestado la debida atención en su control físico.

CONCILIACION CON LIBROS CONTABLES

La Base de Datos Inicial resultante del Inventario Físico no es suficiente, pues debe relacionarse a los costos de adquisición de acuerdo al documento contablecon que se haya adquirido el Activo Fijo. A esta fase se le llama Conciliación y el objetivo final es asignarle un valor contable a cada activo inventariado físicamente.

En Colombia existe una base de datos de un sistema de control interno de activos fijos que contiene la información de Código de Identificación física de cada activo, Código de Equipo y Modelo, Descripción amplia del activo,Fecha de adquisición, Documento contable de adquisición y número de registro contable, Area Usuaria a la que pertenece
Centro de Costo Contable al que pertenece, Costo de adquisición, Depreciación anual y acumulada, Valor neto del activo, Estado actual, Vida útil estimada. Con estos datos, se podrá iniciar el Sistema de Control de Activos Fijos, el cual normalmente se carga en un SistemaComputarizado, aunque también se puede llevar en forma manual.

Estos controles adecuados permitirán efectuar los ajustes necesarios y conseguir que el Sistema de Control de Activos Fijos esté siempre actualizado.

El manejo de la propiedad planta y quipo en normas internacionales se ven en:

NIC 16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable depropiedades, planta y equipo, de forma que los usuarios de los estados financieros puedan conocer la información acerca de la inversión que la entidad tiene en sus propiedades, planta y equipo, así como los cambios que se hayan producido en dicha inversión.
Los principales problemas que presenta el reconocimiento contable de propiedades, planta y equipo son la contabilización de los activos, ladeterminación de su importe en libros y los cargos por depreciación y pérdidas por deterioro que deben reconocerse con relación a los mismos. 
Las propiedades, planta y equipo son los activos tangibles que:
(a) posee una entidad para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos; y  
(b) cuyo uso durante más de un periodocontable se espere.  Un elemento de propiedades, planta y equipo se reconocerá como activo si, y sólo si:
(a) sea probable que la entidad obtenga los beneficios económicos futuros derivados del mismo; y
(b) el costo del activo para la entidad pueda ser valorado con fiabilidad.  Medición en el momento del reconocimiento:
 Todo elemento de propiedades, planta y equipo, que cumpla las condiciones para...
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