TRABAJOS





instrucción operativa PARA la adquisición de bienes y servicios mayores y menores

ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
Jefe de Compras

Representante de la Dirección

Alta Dirección





REVISIÓN HISTÓRICA / CONTROL DE CAMBIOS:
NÚMERO DE REVISIÓN
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN
MODIFICACIONES
REALIZADOR POR
0
17/07/2011
Creación del documento.
Jefe de Compras
1
27/03/2012
Seañade dentro de las responsabilidades y/o alcance de las funcionarias comerciales los servicios de arrendamiento vehicular.
Jefe de Compras
2
09/10/2012
Se añade el formato F-NOVA-12 referente al informe de evaluación de proveedores.
Jefe de Compras
3
04/01/2013
Se agrega el lineamiento de gestión referente a la aprobación de montos estipulados en la orden de compra a través del OnBase.
Seañade el documento referente al listado de insumos críticos.
Analista de Procesos
4
04/01/2013
Revisión general del documento.
Jefe de Compras




CONTENIDO




1. OBJETIVO
Definir las competencias asignadas al área de Compras e Importaciones, para la adquisición de materiales, insumos, equipos y/o contratación de obras; servicios necesarios en el desarrollo del negocio; cumpliendo conlas exigencias del área solicitante y los requisitos administrativos y normativos relacionados.

2. ALCANCE
Aplica a todas las actividades de adquisición de bienes y contratación de servicios de todas las áreas de la empresa administrado por el jefe de compras.
No forman parte del alcance del presente procedimiento, las adquisiciones de bienes o servicios que se mencionan a continuación:Contrataciones de personal propio (administrativo o de planta)
Servicios de arrendamiento vehicular, saneamiento ambiental, y otros propios de la gestión comercial.
Seguros patrimoniales
Servicios básicos o generales como: Gas, electricidad, agua potable, teléfono,
Gastos de viaje: Compra de pasajes aéreos, alojamientos, etc.
Servicios de asesoría jurídica y gestión de recursos financieros.Bienes inmuebles (terrenos, edificios, etc.)
Actividades de capacitación de personal.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
TÉRMINO
DEFINICIÓN
Requerimiento

Opción del sistema NODUM a través de la cual se solicita la adquisición de un bien o servicio. Los requisitos para generar un Requerimiento son: la descripción de los bienes y, de ser necesarias, adjuntar especificaciones técnicas.

Orden deCompra

Documento emitido por el sistema que formaliza una transacción comercial entre Nova Industrial Tools y un proveedor. Este documento es enviado al proveedor en señal de adjudicación de un bien o servicio.

TÉRMINO
DEFINICIÓN
Proveedor Crítico Registrado

Abastecedor que ha cumplido con el envío de documentación solicitada vía e-mail, así como con el llenado del F.JA.003 Ficha deRegistro de Proveedores. Esta información es revisada por el ACI, y de garantizar la calidad y confiabilidad en el abastecimiento de bienes o contratación de servicios, se registra en el NODUM como proveedor de NIT. Asimismo, como parte del seguimiento y control del desempeño del proveedor, el ACI evalúa como mínimo una vez al año al proveedor haciendo uso del F-NOVA-12 F.JA.005 Informe deEvaluación de Proveedores). El resultado obtenido y/o acción correctiva se comunica al proveedor a fin de garantizar su permanencia en nuestra base de datos de proveedores.
Área Solicitante (AS)

Áreas de Nova Industrial Tools, que solicitan la compra de algún insumo-materia prima, consumible y/o contratación de servicio, con fines de cubrir una necesidad.

Área de Compras e Importaciones (ACI)Área organizativa dependiente de la Gerencia de Administración y Finanzas.

Workflow de Compras

Circuito electrónico de aprobación en el Sistema OnBase.
ECM OnBase
Sistema de gestión de contenido electrónico, permite gestionar cualquier tipo de archivo electrónico, ya sea imágenes, audio, video, etc.

ERP Nodum
Sistema de gestión de registro de las operaciones transaccionales de la...