Transferencia Documental
Páginas: 3 (628 palabras)
Publicado: 16 de junio de 2014
INSTRUCTIVO
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
RECUERDE:
1. Cada oficina (dependencia) deberá organizar sus archivos de gestión aplicando las Tablas de Retención Documental vigente.2. La Apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las Series, Subseries con sus respectivos Tipos Documentales, correspondientes a cada unidad administrativa.
3. Los tiposdocumentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites.
4. La documentación que se va a enviar al archivo central para custodia, debe estar previamente clasificada,según las unidades archivistas que produce cada dependencia, en unidades de conservación (carpetas) con máximo 200 folios por carpeta.
5. Cada unidad de conservación (carpeta) debe contener susdocumentos de manera ordenada, respetando el principio de “orden original”, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción. El documento con la fecha más antigua deproducción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.
6. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estardepurada, la depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco, copias en fax y documentos de apoyo que no son relevantes dentro de la carpeta o expediente.
7. Se debe efectuarlimpieza a la unidad de conservación (carpeta) eliminando todos los elementos metálicos (clips, ganchos, grapas, etc.); estos elementos con el tiempo y la humedad causan deterioro a la documentación(oxidación).
8. Al documento denominado “FAX”, si es de vital importancia y no reposa en la carpeta el documento original, es necesario e imprescindible tomarle fotocopia, esto debido a que el papeltérmico tiende a borrar su contenido muy pronto.
9. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de series documentales simples (acuerdos, circulares,...
INSTRUCTIVO
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
RECUERDE:
1. Cada oficina (dependencia) deberá organizar sus archivos de gestión aplicando las Tablas de Retención Documental vigente.2. La Apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las Series, Subseries con sus respectivos Tipos Documentales, correspondientes a cada unidad administrativa.
3. Los tiposdocumentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites.
4. La documentación que se va a enviar al archivo central para custodia, debe estar previamente clasificada,según las unidades archivistas que produce cada dependencia, en unidades de conservación (carpetas) con máximo 200 folios por carpeta.
5. Cada unidad de conservación (carpeta) debe contener susdocumentos de manera ordenada, respetando el principio de “orden original”, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción. El documento con la fecha más antigua deproducción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.
6. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estardepurada, la depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco, copias en fax y documentos de apoyo que no son relevantes dentro de la carpeta o expediente.
7. Se debe efectuarlimpieza a la unidad de conservación (carpeta) eliminando todos los elementos metálicos (clips, ganchos, grapas, etc.); estos elementos con el tiempo y la humedad causan deterioro a la documentación(oxidación).
8. Al documento denominado “FAX”, si es de vital importancia y no reposa en la carpeta el documento original, es necesario e imprescindible tomarle fotocopia, esto debido a que el papeltérmico tiende a borrar su contenido muy pronto.
9. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de series documentales simples (acuerdos, circulares,...
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