Técnicas Descriptivas

TÉCNICAS DESCRIPTIVAS
Víctor Hugo Arévalo Jordán

LA CATALOGACIÓN ARCHIVÍSTICA

INTRODUCCIÓN
La catalogación de los Archivos es la más común de las técnicas empleadas en la DESCRIPCIÓN documental, la más variada y compleja. Generalmente los catalogado¬res emplean adaptaciones de modelos bibliográficos con la finalidad de satisfacer necesidades específicas de cada Archivo. Estas necesidadesobligan al catalogador a emplear datos relativos y subjetivos, que les permite salir adelante en su labor do-cumental.
Etimológicamente la palabra CATALOGO proviene de las voces griegas katá, que significa sobre y logos, que significa inscripción; katálogos, tomando el significado de: memoria, inventario o lista de personas y objetos, cosas o sucesos, ordenados de cierta manera.[1] En laliteratura griega, el término CATALOGO es utilizado como la enumeración de tropas. Décimo Magno Ausonio (310-395), poeta latino y pre¬ceptor del Emperador Graciano, hace referencia al realizar un análisis del décimo libro de la Iliada, al CATALOGO como inventario de tropas, naves, etc,...
En sus orígenes los CATALOGOS son propiamente inventarios manuscritos, em-pleados para el estudio de la astronomía enla DESCRIPCIÓN de las estrellas, como el utilizado por Claudio Tolomeo en el siglo II, en su obra Composición matemática, traducida al árabe con el nombre de Almagesto; también fue utilizado para la DESCRIPCIÓN de libros y documentos de Archivo en las bibliotecas antiguas como las de Nínive, Babilonia, Atenas, Tebas, Cartago, Roma y Alejandría, ésta última utilizó los CATÁLOGOS razonados, esdecir que no solamente se tomaba en cuenta la clasificación de los documentos, sino que se realizaba una DESCRIPCIÓN adecuada con comentarios sobre determinada obra.
Cuanto hemos visto hasta aquí, tiene por objeto la organización y orden exterior de la documentación. Se puede no sólo organizar y ordenar los documentos, sino también el contenido de los mismos. Es por eso que decimos que los Catálogosson considerados como ordenación intrínseca, dispone los asuntos de la documentación con arreglo a un método determinado. Formase catálogo cuando a los asientos de uno o más inventarios analíticos, de extractos, o resúmenes, se les da -previa su trascripción a tantas papeletas por asiento como asuntos contengan- un orden distinto del observado en dichos inventarios.
Si bien, por definición elCATALOGO es de fácil comprensión, su extensión es muy amplia, porque se emplea en todas las ramas de las ciencias de la documen¬tación - INFORMACIÓN. Existen CATÁLOGOS de Bibliotecología, Archivología, museología y centros de documentación e INFORMACIÓN; aun cuando su naturaleza puede diferir de un núcleo a otro e independiente de la metodología empleada por sociólogos, historiadores y científi¬cos.A esta variedad de usos de los CATÁLOGOS hay que añadir como decíamos en un comienzo, que cada Archivo tiene su propia personalidad, sus necesidades particulares en cuanto a recuperación de la INFORMACIÓN. No se puede genera¬lizar un modelo CATALOGRÁFICO para todos los Archivos como es el caso de las bibliotecas, pero se presenta un modelo base, sobre el cual se estructura todo el edificio de lacatalogación archivística.
La tarea de la catalogación es básicamente la de dividir la INFORMACIÓN en da-tos comprensibles para la recuperación de la INFORMACIÓN, permitiendo inclu¬so, efectuar clasificaciones de datos sin necesidad de remover los documentos del Archivo, de esta forma obtenemos detalles como formatos, tipos documentales, estado de conserva¬ción o de agregar características queinterese en forma cuantitativa o cualitativa.
El CATALOGO difiere del libro de registro tanto como del índice; el libro de re-gistro- ordena los datos en forma correlativa, asociándose a un número de orden, estos datos están registrados en forma secuencial, en los CATALOGOs el orden se efectúa de acuerdo a la necesidad específica de la INFORMACIÓN que se desea obtener, asimismo, el CATALOGO es...