1. Defina el concepto de Unidad de Correspondencia.

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: En la Unidad de Correspondencia se reciben, clasifican, registran y entregan los documentos y comunicaciones queentran, tanto para los Senadores como para los jefes y funcionarios de las diferentes dependencias.

2. Investigue sobre las funciones de la Unidad de Correspondencia.

FUNCIONES DE LA UNIDAD DECORRESPONDENCIA
Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación ydistribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos quese llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales enuna misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. Entodo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.
 Recibir la correspondencia, para lo cual deberán colocar sello oficial y anotar la fecha y hora, nombre y firmade quien recibe;

 Establecer un registro de ingreso de la correspondencia;

 Entregar la correspondencia recibida a la instancia correspondiente; y

 Llevar un registro de la salida decorrespondencia.


3. Defina el concepto de Comunicaciones oficiales.

COMUNICACIÓN OFICIAL: son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a unaentidad, independiente del medio utilizado.

Las comunicaciones oficiales de las oficinas en un desarrollo de diferentes medios para poder ser informadas a las personas que las leen o las observan por... [continua]

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