Unidad documental

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TEMA:
UNIDAD DOCUMENTAL

PRESENTADO POR:

AL DOCENTE:

SEMESTRE: AUXILIAR DE ARCHIVO

ANEXO 09

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

I. NOMBRE DE LA OFICINA

1. Ubicación dentrode la estructura orgánica: En el organigrama queda sobre el director de la IPS y la enfermera jefe líder, los cuales están a cargo de todo lo relacionado con la parte administrativa de la IPS.

2.Fecha de la última organización de funciones: Abril 2010.

3. Acto administrativo: Crear, ubicar, custodiar y salvaguardar la reserva de cada historia clínica.

4. Funciones: Ordenar,crear, clasificar, aplicar normas archivistas, almacenar en el sistema, archivar, atención al cliente interno y externo.

5. Unidades documentales que tramita: Hojas de evolución médica, historiasnuevas de odontología, historia de psicología, historia de nutrición, historia de agudeza visual, historia de riesgo cardiovascular.

6. ¿Realizan selección y descarte documental?: Si.

7.Sistema de organización de los archivos de gestión: Por digito terminal.

8. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio?: 218.000 metros lineales: 600cm.

II. UNIDAD DOCUMENTAL(U.D.)

1. Oficina productora: Todas las especializadas.

2. Nombre de la unidad documental: Historias clínicas.

3. Función de la oficina que genera o tramita: organizar, procesar yarchivar.

4. Caracteres externos:
a. Soporte: Papel.
b. Formato: Expediente, documento simple.
c. Ordenación: Por crear, orden cronológico de menor a mayor, cada historiaclínica se subdivide en sus diferentes actividades.
d. Estado de conservación: No muy buena, debido a la ubicación de un sitio pequeño y estrecho.

5. Normas que regulan la producción, eltrámite y la conservación: a través de administración documental, archivo general de la nación, la superintendencia, la fiscalía y el comité.

6. Tramite: Original, sin copia

7. La información...
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