Utilizar la combinación de correspondencia para crear e imprimir letras y otros documentos

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  • Publicado : 6 de julio de 2010
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Utilizar la combinación de correspondencia para crear e imprimir letras y otros documentos
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Puede utilizar la combinación de correspondencia cuando desee crear un conjunto de documentos, como una carta modelo que se debe enviar a muchos clientes o una hoja de etiquetas de dirección. Cada carta o etiqueta contiene el mismo tipo de información, aunque su contenido esúnico. Por ejemplo, en las cartas que envíe a sus clientes, cada carta se puede personalizar con el nombre de la persona a la que vaya dirigida. La información única de cada carta o etiqueta procede de las entradas contenidas en un origen de datos.
El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales:
1. Configurar el documento principal. El documento principalcontiene el texto y los gráficos que son iguales para cada versión del documento combinado. Por ejemplo, en el caso de una carta modelo, el remite o el saludo.
2. Conectar el documento a un origen de datos. Un origen de datos es un archivo que contiene la información que se debe combinar en un documento. Por ejemplo, los nombres y direcciones de los destinatarios de una carta.
3. Acotar lalista de destinatarios o de elementos. Microsoft Office Word genera una copia del documento principal por cada elemento, o registro, de su archivo de datos. Si su archivo de datos es una lista de correo, es probable que esos elementos sean destinatarios de la correspondencia. Si desea generar copias sólo para determinados elementos del archivo de datos, puede elegir qué elementos (registros)incluir.
4. Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, a los documento. Cuando realice la combinación de correspondencia, los campos se rellenan con información contenida en el archivo de datos.
5. Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla. Puede obtener una vista previa de cada copia del documento antes de imprimirtodo el conjunto.
Utilice los comandos de la ficha Correspondencia para combinar correspondencia.
Sugerencia  También puede realizar una combinación de correspondencia utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, que le dirigirá paso a paso a lo largo del proceso. Para utilizar el panel de tareas, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic enIniciar Combinar correspondencia y, a continuación, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Configurar el documento principal
1. Inicie Word.
De manera predeterminada se abre un documento en blanco. Déjelo abierto. Si lo cierra, no estarán disponibles los comandos del paso siguiente.
2. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar Combinarcorrespondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia.

3. Haga clic en el tipo de documento que desea crear.
Por ejemplo, puede crear:
* Un conjunto de sobres   El remite es el mismo en todos los sobres, pero la dirección de destino es única para cada uno de ellos. Haga clic en Sobres y especifique sus preferencias para el tamaño del sobre y el formato del texto en la ficha Opciones desobre del cuadro de diálogo Opciones de sobre.
* Un conjunto de etiquetas de dirección  Cada etiqueta muestra el nombre y la dirección de una persona, pero el nombre y la dirección de cada etiqueta son únicos. Haga clic en Etiquetas y especifique sus preferencias para el tipo de etiqueta en el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas.
* Un conjunto de cartas modelo o mensajes de correoelectrónico   El contenido básico es el mismo en todas las cartas o mensajes, pero cada uno contiene información específica para cada destinatario, como su nombre, dirección o cualquier otra información. Haga clic en Cartas o en Mensajes de correo electrónico para crear esos tipos de documentos.
* Un catálogo o directorio  Para cada elemento se indica el mismo tipo de información, como su...
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