Vacaciones

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CONTROL VACACIONAL – EJEMPLO DE SOLUCIÓN
La siguiente solución intenta mejorar el sistema del control de vacaciones del personal en una empresa donde por su volumen de empleados, se precisa de un medio centralizado de control.

Problemática previa

Debido al alto volumen de departamentación en la empresa y que cada departamento lleva una sistema manual del control de las vacaciones de losempleados, se detectaban en ciertos casos que el departamento de recursos humanos le resultaba muy complicado controlar las vacaciones de las que disponía cada empleado, al ser cada jefe de departamento quien llevaba su control particular, en algunos casos el empleado y recursos humanos diferían en los días a disfrutar.

La solución planteada

Hasta la fecha como hemos comentado, cadadepartamento llevaba un control particular, que por un lado es un sistema correctísimo ya que es el propio departamento quien sabe fehacientemente quien está y quien no está de vacaciones cada día, por ese motivo no se debe dejar de lado esa pre-gestión departamental, pero se debe implicar más al departamento de recursos humanos ya que es éste, en último término que debería tener el control y estarinformado on-line del estado real de las vacaciones de cada empleado de la empresa, ya que es el único departamento que tiene los datos precisos de el número de días de vacaciones que dispone cada empleado según contrato. Todo ello nos lleva a la conclusión que el proceso de autorización debería implementarse en dos niveles de autorización, el primer nivel a cada responsable de cada departamento y unúltimo escalafón, el responsable del departamento de recursos humanos.

Como parte adicional se planteó el control de los días en que el empleado estaba de baja, de esta manera recursos humanos también dispondría de otra información útil de cara a las nominas. En el caso que el motivo de ausencia del trabajo fuera por baja laboral, el responsable del departamento al cual perteneciera el empleado, ala hora de rellenar el formulario en su nombre, debería indicarlo marcando la opción , (ver Fig.

14, en página siguiente). En los listados y resúmenes de vacaciones, estos días motivados por
baja se computarían a parte y no restarían del global de días laborables de vacaciones disponibles por contrato de los empleados.

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Fig. 14 – Formulario de Petición de Vacaciones

El formulario depetición de vacaciones (ver Fig. 14), una vez solicitada la confirmación mediante el botón superior pertinente, es enviada al responsable del departamento al cual pertenece el empleado, según se indica en su ficha de empleado (ver Fig. 15), y una vez que este último da el visto bueno, la solicitud llega al responsable del departamento de recursos humanos que realiza la segunda firma deconformidad.

Para mantener toda la información relativa a los empleados será necesario crear un formulario adicional donde cada año y por empleado se detallen los datos de su contrato, concretamente los días laborables disponibles de vacaciones por año, (ver Fig. 15)

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Fig. 15 – Ficha Empleado

Nota: La fecha de nacimiento es usada para que el empleado pueda conocer on-line el estado de susvacaciones.

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Esquema del recorrido prefijado para el formulario de propuesta de vacaciones:

Empleado

Se manda la denegación al empleado

No

¿El Responsable del Departamento acepta la solicitud? *

Se manda la aprobación al empleado Si Se envía la solicitud al siguiente escalafón de aprobación

No

¿El responsable de RR.HH. acepta la solicitud?

Si

* Nota: En rojoaparece una zona especial, ya que en el caso del departamento de Recursos Humanos puede que la persona con función de responsable de departamento coincida con la persona que dispone del cargo de responsable de recursos humanos, en este único caso, la primera firma es automática, es decir el formulario se auto-aprueba, y solo se debe realizar la última y definitiva aprobación por parte del responsable...
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