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LA ORGANIZACIÓN
INTRODUCCIÓN. Se argumenta con frecuencia que con personal capacitado cualquier empresa funciona correctamente. Resulta obvio, que individuos capaces que cooperen entre sí trabajarán con mayor efectividad si conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras. Este es el principio general válido tanto en la Administración de empresas,como en el gobierno e incluso en instituciones sin ánimo de lucro. La función Administrativa de organizar consiste básicamente en proyectar y mantener estos sistemas de funciones. Muchas empresas poseen un organigrama eficiente y delicadamente dibujado pero no tienen organización real; no se resuelven satisfactoriamente los conflictos, el personal no siempre es el más idóneo, hay carenciastecnológicas y es pesado el ambiente de trabajo. La estructura de la organización no es un fin en sí misma, sino que es una herramienta más del Administrador que se conjuga con otras existentes para contribuir al éxito de la empresa. En este orden de ideas entonces el organigrama deberá estar en consonancia con la Visión y la Misión institucional y deberá ser una representación correcta de lo que sucederealmente al interior de la organización.

Que cada persona tenga claro qué debe hacer y como es el resultado de la planeación, la organización le da un orden a toda la empresa y cada una de sus partes colocando cada cosa en su lugar y un lugar para cada cosa, es por ello que el principio que más se asimila a la organización es el orden.

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Definición. Conjunto de personas e instalacionescon una disposición determinada de responsabilidades, autoridades y relaciones (NTC-ISO 9000). La anterior definición contiene dos partes que definen claramente lo que existe en una empresa y que se deben ordenar. La primera parte es “Conjunto de personas e instalaciones” y ésta hace alusión a las personas y con todo lo que éstas cuentan dentro de las instalaciones que son todos los recursos quedisponemos para realizar las actividades. Y la segunda parte es “disposición determinada de responsabilidades, autoridades y relaciones” y hace alusión a la forma en las que están repartidas las responsabilidades, los niveles de autoridad y la forma en la que se determina la línea de mando de la organización. Principios de la organización. En el anterior tema vimos unos principios generales paratodas las funciones administrativas, pero en la organización veremos tres principios muy específicos que son el soporte para esta función. Unidad de mando. Se debe responder a un solo jefe, sin confundir que un jefe puede tener varios empleados a su cargo. El que un empleado le rinda cuentas a una sola persona da uniformidad de criterios, planes y orden para controlar. Desafortunadamente en algunasempresas es violado este principio colocando al empleado sin saber a quién debe hacerle caso y mal gastando tiempo, energía y recursos valiosos que no se recuperan y terminan siendo una pérdida para la organización. Escalonamiento. Se conoce la cadena de mando y se tiene certeza de las relaciones de jerarquía. Esto define claramente cuál es la línea de autoridad y quiénes son los que toman lasdecisiones en cada nivel y de acuerdo a sus responsabilidades. Esta línea es conocida como el conducto regular y debe ser de doble vía, es decir, de la base de la empresa hacia arriba y de arriba hacia la base de la empresa, por ejemplo un gerente para controlar a un vendedor no debería saltarse el conducto regular debería preguntarle al jefe inmediato que puede ser el coordinador de ventas. De igualforma sí el vendedor necesita aclaración de una información respecto a un objetivo debería pregúntale a su jefe inmediato, el coordinador y no al gerente.

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Margen o tramo de control. Cantidad de personas, actividades o tareas que un individuo puede guiar y controlar de manera efectiva, teniendo en cuenta: sus competencias en conocimientos, experiencia y habilidades. Sí un empleado no...
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