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Publicado: 1 de abril de 2011
ORDENACIÓN DOCUMENTAL
DIVISIÓN DE CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN
POR:
LISETH PEREZ SALAMANCA
CAROLINA DURANGO LEÓN
ANDREA DÍAZ ROGRIGUEZ
ANGIE DÍAZ MONTAÑEZ
JOHANA SANDOVAL DÍAZ
ÁNGELA MARÍA URIBE VÉLEZ
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA
REGIONAL CASANARE
FEBRERO 2011
CONTENIDO
LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN
¿Hasta dónde llega la clasificación?
¿Dónde comienza laordenación?
EL PROCESO DE ORDENACION
1. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Los Manuales de Procedimientos
2. SISTEMAS DE ORDENACIÓN
Sistema de ordenación numérico
Sistema de ordenación alfabético
Sistema de ordenación mixto o alfanumérico
3. LA SERIE DOCUMENTAL
Series con unidades documentales simples
Series con unidades documentales complejas
El Expediente
4.FOLIACIÓN
LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN
Los procesos de organización de archivo son tres:
Clasificación, ordenación y descripción.
- Organización: Procesos que, mediante las etapas de clasificación y ordenación aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo.
- Clasificación: Consiste en establecer las categorías o grupos que reflejan laestructura jerárquica de fondo. Primer paso para organización.
- Ordenación: Consiste en establecer secuencias cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos.
Se puede decir que la organización es el buen resultado de la clasificación y la ordenación.
La organización no solo se basa en examinar físicamente los documentos, también se debe observar por medio de otrosinstrumentos como: inventarios, tabla de retención documental, tablas de valoración, guías, catálogos, etc.
¿Hasta donde llega la clasificación?
Este proceso comienza determinando los grupos documentales más grandes (fondo) y finaliza determinando las más pequeñas (series documentales con los tipos documentales que la conforman).
Para conformar las series, el proceso de clasificación empiezadeterminando las unidades administrativas y las funciones de estas. El final de proceso de clasificación de series, las cuales pertenece a unidades administrativas.
La clasificación no determina como debe arreglase los documentos dentro cada ocupación.
¿Dónde comienza la ordenación?
Esta comienza cuando termina la clasificación, es aquí donde se da un proceso mediante el cual se establece conclaridad las relaciones entre los documentos de una serie.
La ordenación hace referencia a la secuencia, continua entre documentos.
EL PROCESO DE ORDENACIÓN
En este proceso se da disposición física entre los documentos, determina que los documentos van primero y cuales van después.
Este proceso no es solo esto, también es el testimonio de la gestión de tramites que dieron origen alos documentos. Con este proceso se contribuye a la organización administrativa por medio de la organización documental y también con el conocimiento institucional.
En la ordenación de documentos facilita su ubicación y rápida localización posterior, también el estudio y análisis de los contenidos.
1. EL PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Este se refiere a la serie de actividades y pasosrelacionados que se cumplieron para la resolución de un trámite, que a su vez es una reflexión sobre la secuencia de la producción documental.
Gracias a esto es posible ordenar físicamente los documentos, este orden también es llamado principio histórico, es una herramienta metodológica. Es la relación causa-efecto que se produce entre los documentos.
El principio de procedencia permite saber elorigen de los documentos y las razones de su origen.
El principio de orden original permite saber los pasos para tal producción, para saber que documentos inicia, cual sigue y cual finaliza.
Las acusa por la que este orden se pierde son:
* Desconocimiento por parte de empleados de las funciones de cada oficina
* Ausencia de manuales de procedimiento.
* Desconocimiento de los...
DIVISIÓN DE CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN
POR:
LISETH PEREZ SALAMANCA
CAROLINA DURANGO LEÓN
ANDREA DÍAZ ROGRIGUEZ
ANGIE DÍAZ MONTAÑEZ
JOHANA SANDOVAL DÍAZ
ÁNGELA MARÍA URIBE VÉLEZ
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA
REGIONAL CASANARE
FEBRERO 2011
CONTENIDO
LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN
¿Hasta dónde llega la clasificación?
¿Dónde comienza laordenación?
EL PROCESO DE ORDENACION
1. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Los Manuales de Procedimientos
2. SISTEMAS DE ORDENACIÓN
Sistema de ordenación numérico
Sistema de ordenación alfabético
Sistema de ordenación mixto o alfanumérico
3. LA SERIE DOCUMENTAL
Series con unidades documentales simples
Series con unidades documentales complejas
El Expediente
4.FOLIACIÓN
LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN
Los procesos de organización de archivo son tres:
Clasificación, ordenación y descripción.
- Organización: Procesos que, mediante las etapas de clasificación y ordenación aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo.
- Clasificación: Consiste en establecer las categorías o grupos que reflejan laestructura jerárquica de fondo. Primer paso para organización.
- Ordenación: Consiste en establecer secuencias cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos.
Se puede decir que la organización es el buen resultado de la clasificación y la ordenación.
La organización no solo se basa en examinar físicamente los documentos, también se debe observar por medio de otrosinstrumentos como: inventarios, tabla de retención documental, tablas de valoración, guías, catálogos, etc.
¿Hasta donde llega la clasificación?
Este proceso comienza determinando los grupos documentales más grandes (fondo) y finaliza determinando las más pequeñas (series documentales con los tipos documentales que la conforman).
Para conformar las series, el proceso de clasificación empiezadeterminando las unidades administrativas y las funciones de estas. El final de proceso de clasificación de series, las cuales pertenece a unidades administrativas.
La clasificación no determina como debe arreglase los documentos dentro cada ocupación.
¿Dónde comienza la ordenación?
Esta comienza cuando termina la clasificación, es aquí donde se da un proceso mediante el cual se establece conclaridad las relaciones entre los documentos de una serie.
La ordenación hace referencia a la secuencia, continua entre documentos.
EL PROCESO DE ORDENACIÓN
En este proceso se da disposición física entre los documentos, determina que los documentos van primero y cuales van después.
Este proceso no es solo esto, también es el testimonio de la gestión de tramites que dieron origen alos documentos. Con este proceso se contribuye a la organización administrativa por medio de la organización documental y también con el conocimiento institucional.
En la ordenación de documentos facilita su ubicación y rápida localización posterior, también el estudio y análisis de los contenidos.
1. EL PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Este se refiere a la serie de actividades y pasosrelacionados que se cumplieron para la resolución de un trámite, que a su vez es una reflexión sobre la secuencia de la producción documental.
Gracias a esto es posible ordenar físicamente los documentos, este orden también es llamado principio histórico, es una herramienta metodológica. Es la relación causa-efecto que se produce entre los documentos.
El principio de procedencia permite saber elorigen de los documentos y las razones de su origen.
El principio de orden original permite saber los pasos para tal producción, para saber que documentos inicia, cual sigue y cual finaliza.
Las acusa por la que este orden se pierde son:
* Desconocimiento por parte de empleados de las funciones de cada oficina
* Ausencia de manuales de procedimiento.
* Desconocimiento de los...
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