Vocabolario

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VOCABULARIO ARCHIVÍSTICO

* Administración Documental:
La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o   grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con elobjeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.

Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se   guarda la información de un acto o hecho realizado por personas, que pueden ser públicas o privadas.
La Administración Documental brinda tecnologías avanzadas en el manejo de todo tipo de documentos, reportes e imágenes, archivándolos de formadigital y ofreciendo a los empleados autorizados a la posibilidad de acceder on-line a contratos, estados de cuenta, reportes y facturas, de manera simple y segura.
* Casilleros:
Mueble con varios senos o divisiones, para tener clasificados papeles u otros documentos.
* Clasificación:
Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacióndocumental ( fondo, sección) de acuerdo a la estructura de la entidad.

* Conservación:
Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos. Los archivos de la administración deberán implementar un sistema de conservación en cada una de las fases en el ciclo vital de los documentos, en los documentos de archivo de conservación permanente podrán sercopiados en nuevos soportes, se deberá preverse un programa de transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la misma y mantenimiento del soporte y texto mediante medidas de restauración de los documentos de archivo.

Uno de los problemas más importantes que tiene nuestro Patrimonio Documentales el de su conservación, tanto desde el punto de vista de su integridadfísica como de su integridad funcional, El término “conservación”, en el ámbito de los archivos y bibliotecas, hace referencia a todas aquellas medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos, con el fin de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante el mayor tiempo posible.
* Cronológico:
Consiste en las fechas que se debe tener en cuenta para la conservación de losdocumentos y su organización
* Documentación:
Es una ciencia de procedimientos de información. Puede decirse que es la recopilación, almacenamiento, clasificación, selección,difusión y utilización de todos los tipos de información

* Documento:
Un documento es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas,jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas)
* Epistola:
Una epístola es una escritura dirigida o enviada a una persona o un grupo de personas que habitualmente toma la forma de carta; tras el Humanismo del Renacimiento la epístola se transformó en un texto casi ensayístico dignificado por unestilo exigente y formal, muy a menudo provisto de intención didáctica o moral, pero otras veces consagrado a una mera función distractiva.

* Estructura funcional:
Es una organización basada en la idea de agrupar las especialidades ocupacionales, similares o relacionadas.
* Expediente:
Forma documental de mayor uso en la administración pública. Se inicia a instancias de personasinteresadas o por resoluciones administrativas. Si es un particular se hace atreves de un escrito, si es una institución publica se inicia de oficio. De acuerdo al tiempo de gestión, puede ser de trámite normal, urgente o muy urgente. Eso lo determina la autoridad competente.
* Facsímil:
Es un sistema de telecomunicaciones que permite enviar copias de documentos a la distancia utilizand0...
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