Vocabulario archivistico

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Nombres: Nelsy Rozo Balaguera - Anyi Yisleni Orjuela Arenas
Fecha: 20 de mayo de 2011
Actividad: Vocabulario Administración Documental
Tema: Vocabulario Archivístico

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1. Administración Documental: Es el conjunto de actividades   y técnicas tendientes a la planificación manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origenhasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

2. Archivo: Conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, forma y soporte material acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada en el transcurso de su gestión.

3. Archivo de gestión: Comprende toda la documentación producida o recibida por una oficina o dependencia, que essometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras oficinas que la soliciten. Denominado también Archivo de las unidades administrativas o unidades de gestión académicas productoras de documentos en el cual se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por lasmismas unidades administrativas o unidades de gestión académicas u otras que la soliciten. El Archivos de Gestión se transfiere al Archivo Central según períodos e indicaciones definidos en las Tablas de Retención Documental de la unidades administrativas o unidades de gestión académicas.

4. Archivo histórico: aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo degestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

5. Archivo intermedio: (archivo central), unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente unavez finalizado su trámite, siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

6. Sección documental: Es una división del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales, en razón de esa subdivisión orgánico-funcional.

7. Selección: proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para sueliminación o para su para su conservación parcial o total.

8. Serie: División de un fondo o sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativas regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un tema en específico.
9. Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

10. Facsímil: Es una copia muy precisa de un documento antiguo o de gran valor, logrado a través de un método mecánico, fotográfico o electrónico.
Facsímil de laBiblia Visigótico- Mozárabe en el Centro.jpg

11. Filatelia: Es la acción de coleccionar y clasificar sellos, estampillas, sobres u otros documentos postales.

12. Documento: Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas naturales, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información encualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lenguaje natural o convencional. Es el testimonio de una actividad del hombre, fijado en un soporte, y, es sinónimo de unidad documental. Elemento indivisible que puede estar constituido por un solo documento o por varios que forman un expediente o documento de archivo.

13. Cronológico: Hay que...
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