Vocabulario archivistico

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VOCABULARIO ARCHIVISTICO


Términos Archivísticos:

1. Clasificación Documental:
Consiste en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad promotora o – si se trata de un fondo particular – con las actividades del personaje que genero los documentos, o bien la temática de los mismos en el caso de las colecciones.-Orgánica; se estructura de acuerdo con el organigrama de la institución.
-Funcional; la estructura de los fondos tienen relación y con las actividades y funciones que se llevan a cabo en la institución y que no tienen por qué coincidir con su organigrama.

Conjunto de procesos destinados a la organización de archivos sistemáticos a controlar, recuperar y conservar la información contenida en losdocumentos para su utilización administrativa, jurídica y científica.

Refleja la estructura de cada entidad de tal manera que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a la subdivisión que conforman la institución.

2. Conservación Documental:
Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.-Conservación preventiva de documentos; conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.

Es un conjunto de operaciones que tiene por objeto prolongar la vida de un ente material, merced a la prevención del daño o a la corrección del deterioro.
Por consiguiente,cualquier esfuerzo que se emprenda para darle a los documentos una vida perdurable, tiene que tomar en cuenta dos factores: prevención y restauración. Esto es la conservación. Todas las políticas institucionales encaminadas a prever daños en los documentos, y corregir mediante la intervención manual o mecánica cualquier daño que se presente en ellos.




3. Cronológico:
Hace referencia ala cronología que a su vez se puede definir como la ciencia que se encarga de determinar los factores y el orden de los acontecimientos históricos guardados en forma de documentos.

Cronología
Es la ciencia determinada cuya finalidad es determinar el orden temporal de las fechas de los acontecimientos históricos; forma parte de la disciplina de la historia.

Lo cronológico, en definitiva,está vinculado a la ordenación y medición del tiempo. Los segundos, los minutos, las horas, los días, los meses, los años, las décadas, los siglos y los milenios son algunas de las unidades de tiempo más usuales en la vida cotidiana.

El orden cronológico puede establecerse de distintas formas. A la hora de analizar la historia, suele utilizarse medidas amplias como las décadas o los siglos.4. Documentación:
Es el conjunto de documentos, que reunidos orgánicamente tratan de un tema y tienen un fin determinado. Generalmente de carácter oficial, que sirven para la identificación personal o para acreditar alguna condición.

Una definición de este término seria decir que es una ciencia de procedimientos de información. En otra definición podrá decirse que es la recopilación,almacenamiento, clasificación, selección, difusión y utilización de todos los tipos de información.

En sentido restringido, la documentación como ciencia documental se podría definir (a grades rasgos) como la ciencia auxiliar e instrumental del procedimiento de la información. Integradora y globalizadora, se trata de una ciencia enriquecedora y generalista, de ámbito multidisciplinar ointerdisciplinar. Las ciencias de la documentación engloban, según la mayoría de los autores, la biblioteconomía, la archivística, la documentación y la museología. Una de las finalidades primordiales de la documentación es informar.








5. Documento:
Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas,...
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