Vocabulario archivo

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NOMBRE: LUIS EDUARDO DEVIA MEDINA
FECHA: 19 de Agosto de 2010
CURSO: ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
TEMA: VOCABULARIO ARCHIVÍSTICO

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL: Es el que resguarda los documentos, expedientes y   demás información, organizando y ejecutando actividades de clasificación, codificación y custodia de documentos, al fin demantener la información actualizada y organizada a disposición de la entidad.

CASILLEROS: Mueble con divisiones para clasificar o guardar papeles u otros.

CLASIFICACIÓN: Consiste en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o –si se trata de un fondo particular - con las actividades del personaje que generó losdocumentos, o bien la temática de los mismos en el caso de las colecciones.

CONSERVACION: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

CRONOLOGIA: Manera o sistema de computar los tiempos

DOCUMENTACION: Conocimiento de un asunto a través de la información

DOCUMENTO: Es el testimonio material de unhecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lenguaje natural o convencional. Es   el   testimonio de una actividad del hombre, fijado en un soporte.

EPÍSTOLA: Perteneciente orelativo a la epístola – Carta.

EXPEDIENTE: Conjunto total de los documentos relacionados con un mismo tema, asunto o persona.

FACSIMIL: Reproducción fiel de un documento logrado a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros.

FLUJOGRAMA: Gráficos que indican el movimiento del trabajo, tales como el trámite de un formulario, la confección o transformación de unobjeto o los pasos de un procedimiento.

FOLIO: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos paginas. Numero que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revistas.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS: Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por lasentidades desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

MINUTA: Borrador de un documento donde se expresan algunos datos esenciales, que permiten posteriormente elaborar una comunicación.

ORIGINAL: Cualquier escrito que se tiene a la vista para sacar de él una copia

ARCHIVO: Conjunto de documentos sea cual fuere su forma y soporte materialproducidos o recibidos por persona física o moral, organismo público o privado en el ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.

ARCHIVO DE GESTION: También llamado de oficina, contiene los documentos que según la edad de los mismosdentro del ciclo vital corresponden a la primera etapa o edad donde son denominados documentos corrientes que se corresponden con el ejercicio del valor primario o de gestión de estos.

ARCHIVO INTERMEDIO: Es aquel al que se transfieren los documentos de los diferentes archivos de oficina o gestión, y en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al Archivo Histórico. Este archivoalberga documentos de entre 15 y 30 años de existencia aprox. Son documentos que generalmente han perdido su vigencia jurídica y administrativa, pero quedan almacenados hasta establece su valor histórico. Para ello se procede a la valoración, selección y expurgo de documentos, es decir, se decide cuáles van a alcanzar la categoría de históricos y cuáles van a ser destruidos. Estas tareas...