Vocabulario Archivístico

Páginas: 7 (1666 palabras) Publicado: 21 de mayo de 2012
Administración Documental: Conjunto actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y Conservación.
Clasificación: Fase del proceso de organización documental, que consiste en el establecimiento de las categoríasy grupos que reflejan la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). Es el primer paso del proceso de Organización.
Documento: Un documento es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.Estructura Funcional: La estructura funcional amplía a toda la organización el concepto de la departamentalización funcional. Bajo una estructura funcional la gerencia diseña una organización basada en la idea de agrupar las especialidades ocupacionales que son similares o relacionadas, la fuerza estructural funcional reside en las ventajas de ahorro de costos que pueden lograrse en virtud de laorganización al reunir las especialidades de carácter similar se logra obtener economías de escala, se minimiza la duplicación de personas y equipo y se consigue que los empleados estén mas cómodos por que pueden alternar con compañeros que hablan el mismo idioma, estas especialidades de carácter similar son llamadas funciones ejemplo: Una organización dividida por funciones puede tener departamentospara producción mercadotecnia y ventas. La organización funcional determina la existencia de diversos supervisores, cada cual especializado en determinadas áreas. Esto determina que la organización funcional no cumple con el principio de unidad de mando.
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en laresolución de un mismo asunto.
Facsímil: Es una copia o reproducción muy precisa, casi perfecta, de un documento generalmente antiguo y de gran valor, como un libro, un manuscrito, un mapa o un dibujo a mano alzada.
Filatelia: Es el conjunto de conocimiento que se tienen sobre los sellos (Todos los conocimientos que tiene una persona sobre la legalidad y función de los sellos utilizados en lasentidades y correos).
Flujo: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Clasificación de documentos individuales en el interior de una pieza. Clasificación de piezas en el interior de un fondo.
Gráficos que indican el movimiento del trabajo, tales como eltrámite de un formulario, la confección o transformación de un objeto o los pasos de un procedimiento.
Foliación: Numeración de los Folios de un libro (El Reglamento General de Archivos de Colombia no define este término). A continuación se presentan definiciones de otros países hispanoamericanos, registradas en “Hacia un Diccionario de Terminología Archivística”. Acto de numerar los folios por sucara recta (México); indicación numérica de las hojas del expediente en orden sucesivo (Cuba).
Folio: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista.
Franqueadora: Son dispositivos que estampan signos distintivos tales como sellos postales o cualquier forma autorizada por una marcadeterminada. Estos franqueos pueden ser sellos postales impresos, estampados o grabados, además de otro tipo de impresiones, como etiquetas, códigos, firmas, textos escritos, logotipos, etc.
Gestión de Documentos: Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos, incluidos los procesos para...
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