Vocabulario archvístico

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  • Publicado : 18 de diciembre de 2010
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FECHA: 13 de diciembre de 2010
ACTIVIDAD: 2
TEMA: Vocabulario Archivístico

TÉRMINOS ARCHIVÍSTICOS
Administración Documental: Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una Organización.
Casillero: Mueble con divisiones para clasificar o guardar documentos.
Clasificación: Consiste en separar los documentos en grupos ycategorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora.
Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, las posibles alteraciones físicas en los documentos y, por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.
Cronológico: Es el orden que se debe llevar al momento de archivar los documentos y este serefiere a las fechas, o sea que se organizan desde el más antiguo hasta el más reciente.
Documentación: Es la recolección, almacenamiento, clasificación, selección, difusión y actualización de todos los tipos de información.
Documento: Es el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información, que sirve para dar noticia de un hecho. Un documento de archivoson los producidos o recibidos por una persona o institución en el curso de su gestión o actividad para el cumplimiento de sus fines.
Epistolar: Escritura dirigida o enviada a una persona o un grupo de personas que habitualmente toma la forma de carta.
Estructura funcional: Organización por funciones que reúne, en un departamento, a todos los que se dedican a una actividad o a variasrelacionadas, que se denominan funciones.
Expediente: Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una Unidad Archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.
Facsímil: Es una copia o reproducción muy precisa, casi perfecta, de un documento generalmente antiguo y degran valor, como un libro, un manuscrito, etc. Logrado a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico.
Filatelia: Es el conjunto de conocimientos que se tienen sobre los sellos.
Flujo: Es la circulación de los documentos dentro de la organización.
Flujograma: Es la representación grafica de los movimientos de los documentos dentro   de la empresa u organización.
Foliación: Acto deenumerar los folios (hojas) solo por su cara recta, enumerándolos correlativamente todos los folios de cada unidad documental.
Folio: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente al que corresponden dos páginas.
Franqueadora: Son dispositivos que estampan signos distintivos tales como sellos postales o cualquier forma autorizada por una marca determinada.
Franquicia: Conjunto de actividadesadministrativas y técnicas.
Gestión de documentos: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Minuta: la minuta es la redacción previa al documento definitivo que consigna eltexto completo del acto administrativo, jurídico, etc., abreviando, en cambio, u omitiendo, las fórmulas jurídicas y de estilo que figurarán necesariamente en el documento original. Se llama minuta al ejemplar del documento original, idéntico a éste, dotado, por tanto, de los mismos signos de validación y que queda en el archivo del sujeto productor.

Original: Es la fuente primaria deinformación con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Radicación: Procedimiento que permite el registro de los datos básicos de un documento que ingresa a la entidad bajo el cumplimiento de unas condiciones mínimas y la asignación de un número único de radicación para su identificación dentro del sistema.

Registrar: es el procedimiento por medio del...
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