Vocabulario documental

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TRABAJO VOCABULARIO DOCUMENTAL
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
Metodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su creación hasta su depósitodefinitivo en el archivo histórico.
ARCHIVO
Se considera con tres acepciones:
Conjunto de documentos sea cual fuere su forma y soporte material producidos o recibidos por persona física o moral, organismo público o privado en el ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una instituciónde archivos competente en razón de su valor archivístico.
La acumulación ordenada de documentos que se crearon en el curso de sus actividades por una institución o por un individuo, y que son preservados para la realización de sus propósitos culturales, legales o políticos para tal institución o individuo.
Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado,conservación y servicio.
Unidad de gestión documental.
Edificio o parte de un edificio donde los documentos son conservados.
ARCHIVO DE GESTION: Es una unidad administrativa, que se regirá por las presentes disposiciones de la organización y lo que establezca en materia de archivo la ley de Archivos nacionales.
ARCHIVO HISTÓRICO
Aquel que conserva la documentación convalor permanente, que previamente ha sido valorada y transferida por el archivo de concentración. El archivo histórico puede recibir donaciones, depósitos o comprar archivos.
ARCHIVISTA
Es la persona encargada del archivo que trabaja dentro de éstos o los custodia. En España se le conoce como archivero, acepción que en México se refiere al contenedor donde se guardan los documentos.CLASIFICACIÓN
Consiste en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o –si se trata de un fondo particular- con las actividades del personaje que generó los documentos, o bien la temática de los mismos en el caso de las colecciones.
Casillero: Mueble con divisiones para clasificar o guardar papeles u otros objetos.Flujo documental: La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones comprende un fenómeno que tiene sus implicaciones en la gestión documental: la proliferación de bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos están sustituyendo a los documentos como soporte de información valiosa para la organización. Esta tendencia se agudiza todavía más en un entornode e-business en el que las relaciones con los clientes se realizan a través de Internet.
Flujograma: Los Flujogramas son de gran importancia para toda empresa y persona ya que brinda elementos de juicio idóneos para la representación de procedimientos y procesos, así como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones.
La selección de los símbolos dependen del procedimiento que va aponerse en las gráficas y del empleo que vaya a darse en las mismas, por tal motivo es fundamental que se empleen de forma correcta, al colocar un símbolo en un sitio inadecuado, cambia el sentido del flujograma.
Foliación: Numeración de las hojas de un libro o documentos.
Conservación documental: Una vez determinado mediante el proceso de evaluación lo que vale la pena conservarpermanentemente en los archivos, la tarea de los archivistas consistirá fundamentalmente en preservar dichos documentos y tener información que difundir.
Estructura funcional: Determina la existencia de diversos supervisores, cada cual especializado en determinadas áreas. Esto determina que la organización funcional no cumple con el principio de unidad de mando.
Fondo documental: Es la mayor de las...
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