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Documentos administrativos

Es un documento de carácter oficial que se utiliza en los organismos del sector público y por extensión en algunas instituciones educativas, culturales, sociales y deportivas que no dependen del estado. El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de más alta jerarquía; por lo tanto el oficio no puede ser usado a título personal,sino en representación de una entidad o institución, o en mérito a un cargo directivo que se ocupa, por ejemplo lo usan los directores de los ministerios, los rectores, vicerrectores, decanos, jefes de departamento de las universidades; los directores de los centros educativos, etc.; y no así los trabajadores administrativos ni los profesores de aula o de asignatura que no desempeñan algún cargodirectivo.
ÁREA DE DIFUSIÓN:
El oficio se difunde en dos niveles; a nivel externo, es decir, fuera de una institución; y a nivel interno, dentro de ella. A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellas que ocupan cargos directivos, y a nivel interno, enlaza a los que desempeñan funciones de dirección dentro de una entidad o institución.
PARTES:El oficio tiene las siguientes partes obligatorias:
1. Membrete (nombre de la institución o entidad que envía el oficio)
2. Lugar y fecha
3. Código (hace referencia al tipo y al número de oficio que se expide)
4. Destinatario
5. Asunto (tema a tratar)
6. Texto (desarrollo del asunto)
7. Antefirma
8. Firma, posfirma y sello
9. "con copia" (c.c.)
10. Pie de página
Y las siguientescomplementarias:
1. Nombre del año (obligatorio únicamente en los oficios de circulación externa)
2. Anexo (opcional, en caso de enviar algún documento adjunto).
CLASES:
Distinguimos dos clases de oficios: simple y múltiple.
1. Oficio simple: conocido comúnmente solo con el nombre de "oficio", se emplea para comunicar disposiciones, consultar, responder, remitir documentos u objetos, realizargestiones, presentar personas, participar la realización de actividades, coordinar acciones, transcribir documentos y para proporcionar cualquier otra información a un solo destinatario, que viene a ser la persona, dependencia o institución que se nomina en la parte llamada "destinatario"
2. Oficio múltiple: el oficio múltiple se utiliza para comunicar disposiciones o cualquier otra informaciónsimultáneamente a varios destinatarios y todos ellos son tratados en igualdad de condiciones, además dentro de sus características principales se encuentran la de llevar en el código la denominación de "oficio múltiple"; mantener la misma numeración para todos los ejemplares; dejar en blanco el espacio correspondiente al destinatario, con la única mención del tratamiento "señor" o "al"; usa"distribución" en lugar de "con copia"; el texto del oficio múltiple debe de redactarse en tercera persona singular (Ud. en lugar de Uds.)
FACULTAD PARA FIRMAR LOS OFICIOS:
Los oficios de circulación externa solo los puede firmar la máxima autoridad de la institución. En caso de enviar un oficio fuera de la institución los que dirigen órganos internos pueden redactarlos en nombre suyo y firmarlos.
Losoficios de circulación interna son firmados por los que desempeñan cargos directivos de la institución.
MODELO:
"AÑO DE LA REFORESTACIÓN:
CIEN MILLONES DE ÁRBOLES"
1) UNIVERSIDAD NACIONAL
SAN CRISTOBAL DE HUAMANGA
2) Ayacucho, mayo 15 de 1997
3) OFICIO Nº 054-97-UNSCH-FCA
4) Señor: Ing. Julio Mendoza Sotomayor.
Decano de la Facultad
de Agronomía de la Universidad
Nacional Agraria de laMolina
LIMA
5) Asunto: Invitación Ponente "I Seminario Nacional
sobre el Cultivo de la Papa"
6) Es grato hacer de su conocimiento que la Facultad que tengo el honor de dirigir ha organizado el "I Seminario Nacional sobre el Cultivo de la papa" que se realizará en esta localidad, entre el 27 y 30 de junio del presente año.
Conocedor de su brillante trayectoria profesional y de sus trabajos...