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17. COMBINAR CORRESPONDENCIA Puede usar la combinación de correspondencia para crear un conjunto de documentos que sean prácticamente iguales pero contengan elementos exclusivos. Por ejemplo, en el caso de una carta que anuncie un nuevo producto, el logotipo de la organización y el texto sobre el producto aparecerán en todas las cartas, pero la dirección y la línea de saludoserán distintas en cada una de ellas. Podría tardar horas en crear por separado cada carta, mensaje, etiqueta, sobre o cupón. Ahí es donde entra en juego la combinación de correspondencia. Con la característica de

combinación de correspondencia, lo único que debe hacer es crear un documento que contenga la información que es igual para todas las personas a las que se les enviará y agregarmarcadores de posición para la información que es exclusiva de cada uno. Word se encarga del resto. COMENZAR EL PROCESO DE COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA


Inicie Word.

Se abrirá un documento en blanco de manera predeterminada. Déjelo abierto. Si lo cierra, el paso siguiente no funcionará.


De la banda de opciones, elija Correspondencia y haga clic en Iniciar combinación de correspondencia yelegir el tipo de correspondencia a realizar (cartas, sobres, etc). Nosotros seleccionaremos la opción Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia. Se abrirá el panel Combinación de correspondencia. Puede desplazarse por el proceso de combinación de correspondencia utilizando los hipervínculos del panel de tareas.



Paso 1: Seleccione el tipo de documento. • En primer lugar,elige el tipo de documento en el que desea combinar la información.

Ing. Enrique Silis Ortega.

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Microsoft Word • Hacer clic en el hipervínculo que dice Siguiente ubicado en la parte inferior del panel.

Paso 2: Seleccione el documento inicial. • Si el documento principal (denominado el documento inicial en el panel de tareas) ya está abierto, o está empezando con un documento en blanco,puede hacer clic en Utilizar el documento actual.

• •

De lo contrario, haga clic en Empezar a partir de una plantilla o en Empezar a partir de un documento existente y busque la plantilla o el documento que desea utilizar. Hacer clic en el hipervínculo que dice Siguiente ubicado en la parte inferior del panel.

Paso 3: Seleccione los destinatarios. En este paso del proceso de combinarcorrespondencia, el usuario se conecta al archivo de datos donde se encuentra almacenada la información exclusiva que desea combinar en su documento.

Ing. Enrique Silis Ortega.

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Microsoft Word Si la información de la lista de contactos de Microsoft Office Outlook es completa y está actualizada, este es un archivo de datos excelente para utilizar en cartas para clientes o mensajes decorreo electrónico. Sólo tiene que hacer clic en Seleccionar de los contactos de Outlook en el panel de tareas y elegir la carpeta Contactos. Si dispone de una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel o de una base de datos de Microsoft Office Access que contiene la información de sus clientes, haga clic en Utilizar una lista existente y, a continuación, en Examinar para buscar el archivo. Si todavíano tiene ningún archivo de datos, haga clic en Escribir una lista nueva, y utilice el formulario que se abre para crear su lista. La lista se guarda como un archivo de base de datos de direcciones (.mdb) que se puede reutilizar. Para crear una lista nueva: • Hacer clic en la opción Escribir una lista nueva, y a continuación, hacer clic en la opción Crear…



Aparece el cuadro de diálogomostrado, nos muestra los campos más frecuentemente utilizados en una combinación de correspondencia, podemos personalizar nuestra base de datos haciendo clic en el botón Personalizar Columnas…

Ing. Enrique Silis Ortega.

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Podemos eliminar los campos que no nos sirvan, seleccionándolo y haciendo clic en el botón Eliminar, o si es necesario, agregar los campos que no...
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