WORKFLOW

FLUJOS DE TRABAJO O WORK FLOW

Sebastiano Milesi Sebàstian
Ingeniero Comercial - Economista
Profesor de Administración IPLA

Introducción
Al interior de las organizaciones se genera la información necesaria
para el funcionamiento de sus diferentes procesos; ésta parte de un
puesto de trabajo en particular y puede ser utilizada en el mismo o
en otro diferente. Cuando la información generada esusada en un
lugar distinto al que la produce, se debe tener en cuenta que los
documentos hacen un recorrido dentro de la empresa, antes de llegar
a su destino final; esto es conocido como flujo de trabajo o
workflow.

De acuerdo con lo anterior se puede decir que el proceso workflow o
flujo de trabajo ha existido desde hace bastante tiempo atrás, debido
a que el manejo de información es importantepara todas las
organizaciones y siempre la han utilizado en sus procesos.

Tradicionalmente, el principal inconveniente
del manejo de documentos ha sido la dificultad para distribuirlos con
un mismo formato, según la información que contengan, a las
dependencias de la empresa que requieran dichos artículos. Las redes
de área local Intranet han creado un medio donde se puede superar
este obstáculo,haciendo que casi cualquier información sobre la red
este disponible en cualquier punto de la empresa.
Debido que las Intranet
por medio de una
infraestructura
para
administradores de
consideraciones sobre
documentos.

permiten una buena gestión de documentos
sede Web, se puede aprovechar esta
crear
nuevas
herramientas
para
los
redes, que
ahora
deben enfrentar
el acceso, control y la auditoría delos

Muchas organizaciones se ven en la necesidad de crear rutas para el
flujo de información vía electrónica con el fin de despapelar y agilizar
el recorrido de documentos, flujo éste, en el que sea posible dar
trámite por medio de contraseñas que pueden ser representadas
como claves personales. Este sistema de claves puede ser
implementado dentro de un software para workflow con el fin depermitir el servicio del envío de documentos bajo una red de área
local como Intranet.

Concepto y elementos
El workflow es una herramienta de software que puede ser
implementada sobre una Intranet para automatizar procesos que
requieren del envío de documentos, con el fin de agilizar los trámites
propios existentes en el funcionamiento de una organización; cabe
anotar que la persona encargada delproceso puede definir el
recorrido que debe tener un documento al que haya que dar trámite,
definir niveles de seguridad y definir prioridades en documentos.

A continuación se hace mención a los elementos más importantes que
componen un sistema Workflow, así como algunas de las
arquitecturas conocidas, con el fin de dar claridad a la herramienta.
Las características claves de un sistema workflow sonlas tareas,
personas, herramientas y datos que dependen de varios elementos
modulares críticos para poder llegar a su expresión final. Estos
elementos se conocen como las tres "Rs" (Rutas, Reglas y Roles) y
las tres "Ps" (Procesos, Políticas y Prácticas) de la arquitectura
workflow. Cuando se cambian las rutas, reglas y roles adecuados
con los procesos, políticas y prácticas adecuadas, latecnología

workflow se convierte en un potente medio para el desarrollo de
aplicaciones.
Esta tecnología se expresa por lo general en tres módulos de
aplicación
workflow
que
tienen
por
base
el
proceso
cliente/servidor, basado en correo electrónico; base de datos
compartida y base de datos cliente servidor.
En el modelo base proceso cliente/servidor, toda la
funcionalidad workflow reside en el cliente yes ejecutada por éste, y
solo las funciones de mensajería propiamente dichas tienen lugar en
el servidor. Aunque este modelo soporta usuarios remotos, múltiples
sistemas operativos de red y múltiples plataformas clientes, las reglas
que lo gobiernan son difíciles de controlar.

El modelo de base de datos compartida es similar al modelo
basado en correo electrónico en que todo el proceso se...