Instrucciones+inventarios+fisicos+auditoria

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MEMORANDO No.

PARA : _______________

DE: _______________

FECHA: 31 DE DICIEMBRE DE 20X1

REF: Instrucciones inventario físico de productos terminados, productos en proceso, materias primas y material de empaque a celebrarse el 31 de diciembre de 20X1.

A. LABORES PREVIAS A LA TOMA FISICA DE INVENTARIO

1. Corte de documentos

Previamente a la iniciación del inventario seefectuará el corte de documentos, el cual deberá ser preparado por la mesa de control y revisado y aprobado por los coordinares de los inventarios. Para la preparación de un adecuado corte de documentos, es conveniente tener a disposición las entradas y salidas de inventarios, remisiones de venta, facturas, órdenes de producción, movimiento de bodega, resúmenes de producción, etc. El corte,conjuntamente con los listados de inventarios físicos, tiquetes de conteo y explicación de los faltantes y sobrantes de inventarios más representativos permanecerán en poder del personal de contabilidad y servirán de documentos soportes para la incorporación de ajustes al rubro de inventarios.

4. Disposición y almacenamiento de las existencias

Los responsables de los inventarios comprobarán que elalmacenamiento de las existencias esté en perfecto orden, de tal forma que faciliten el conteo de las mismas.

Es indispensable aclarar que las mercancías deben quedar debidamente ordenadas el 13 de diciembre de 20X1 de tal forma que el día de iniciación de los inventarios (14 de diciembre de 20X1) no se presenten demoras innecesarias.

Damos a continuación algunas recomendacionestendientes a lograr condiciones favorables que faciliten la toma física de los inventarios:

a. Revisar cuidadosamente que se encuentren debidamente segregados almacenados e identificados los productos e inventarios.

b. Almacenar los productos con espacio suficiente entre sí, que eviten un conteo errado.

c. Los productos que con fecha anterior al inventario hayan sido dados de baja, deben serretirados y almacenados en sitio independiente.

d. Si actualmente existen productos y materias primas que de acuerdo con el concepto técnico de laboratorio y mercadeo, se encuentren en las mismas condiciones anteriores, se debe solicitar su baja a la Gerencia General de tal forma que a la fecha del inventario (30 de diciembre de 20X1) hayan sido debidamente retirados de las existencias en buenestado.

Nota: Todas las existencias dadas de baja con antelación al inventario físico no se deben inventariar.

e. Los registros de inventarios deben estar totalmente al día en el momento de iniciación del inventario.

f. Revisar cuidadosamente ítems de inventarios cuyo material de empaque sea inadecuado, con el fin de proceder a su reempaque. Adicionalmente para materias primas yproductos que se encuentren en diferentes empaques y en cantidades mínimas éstos se deben unificar en unidades completas, evitando así tomar inventarios demasiados fraccionados.

5. Resumen de tiquetes a utilizar

Previa a la iniciación de la toma física, la mesa de control debe elaborar una planilla con la numeración de tiquetes a utilizar y disponibles en el caso de que llegare a requerirse.Esta planilla debe completarse a la terminación del inventario de tal forma que se puedan comprobar tiquetes utilizados, no utilizados y anulados.

6. Asignación de tiquetes a las existencias

Dos días antes a la iniciación del inventario (30 de diciembre de 20X1), se procederá a identificar cada una de las referencias de inventario con su tiquete de conteo respectivo. Este se debefijar en un lugar visible y seguro, que evite su posible pérdida.

B. PERSONAL DISPONIBLE DE LA TOMA DE INVENTARIO

Estará conformado por:

1. Coordinadores de inventarios
2. Supervisor de inventario
3. Grupos de conteo
4. Mesa de control

1. Coordinadores de inventarios

La coordinación general de los inventarios, desde la iniciación hasta la terminación de los conteos físicos,...
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