01 Procedimiento De Control Documentos Y Registro

1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. TERMINOS Y REFERENCIAS
4. RESPONSABILIDADES
5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
6. REGISTROS
7. ANEXOS
MODIFICACIONES DEL PROCEDIMIENTO
N° SE REVISION
FECHA
MOTIVO DE LA REVISION
PAGINAS ELAB. O MODIFICACIONES








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REVISADO POR
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Procedimiento de Control de Documentos y Registros








1. OBJETIVOEstablecer la metodología para asegurar el control de documentos y registros del Sistema de Gestión de SSO de Empresa Arredondo y Cía. Ltda.
2. ALCANCE
Este procedimiento es válido para todos los documentos y registros que sean generados en la empresa Arredondo y Cía. Ltda., que tengan relación directa con los trabajos desarrollados en Compañía Minera Teck Carmen de Andacollo.

3. TÉRMINOS Y REFERENCIAS3.1 Términos
Documento: Información y su medio de soporte, el cual se refiere a la política, manual, procedimientos, instructivos, formatos, registros y cualquier otro documento externo al sistema pero que es necesario disponerlo.
Nota: Se entiende como medió de soporte; papel, disco magnético, electrónico, fotografía, muestras patrón o combinación de estos.
Documento Controlado: Es aqueldocumento codificado perteneciente al Sistema de Gestión Integrado, que está sujeto a estándares formales para su elaboración, modificación, aprobación, mantención y control.
Copia No Controlada: impresiones o fotocopias de documentos controlados.
Documento Obsoleto: Documento interno o externo que ha sido eliminado del Sistema de Gestión Integrado, por reemplazo o pérdida de vigencia.
Procedimiento:Forma especificada de llevar a cabo una actividad ó proceso, indicando donde se realiza y quien la realiza.
Procedimiento Estructural: Procedimiento general, elaborado para dar respuesta a los requerimientos específicos de la Norma OHSAS 18001, aplicables a todas las áreas de la organización.
Procedimiento Específico: Procedimiento elaborado para asegurar la ejecución de las actividades específicasque están relacionadas con la operación en cada área.
Formatos: Documento que sirve para registrar los resultados obtenidos de cada actividad o tareas cuando los requerimientos normativos o legales lo exijan.
Registro: Documento que presenta los resultados obtenidos y que pueden ser llenados en forma manual y que proporciona evidencia objetiva del cumplimiento de las actividades o tareasrealizadas.
3.2 Referencias
4.4.5 Control de Documentos y 4.5.4 Control de Registros (OHSAS 18001).

4. RESPONSABILIDADES
Gerente General
Es responsable por la aprobación del presente procedimiento.
Debe apoyar el proceso de identificación, recolección, archivo y almacenamiento de la información relevante en cada área.
Debe coordinar la actualización del listado de registros estructurales.
Debecoordinar el retiro y la mantención de copias de los documentos obsoletos, del área estructural del sistema.




Supervisor de Turno
Conocer los documentos de su competencia.
Asegurar el acceso a los documentos relacionados con el trabajo al personal a su cargo y que estos sean debidamente capacitados.
Acoger los requerimientos de modificación de los documentos, su actualización en su área de competenciaó remitirlos al Experto en Prevención de Riesgos, si corresponde.
Entregar los documentos aprobados de su área de competencia, al Experto de Prevención de Riesgos, para su debido resguardo en formato físico y digital.
Revisar los procedimientos, instructivos y formatos elaborados en las diferentes áreas de su competencia para su corrección y aprobación.

Experto de Prevención de Riesgos.
Esresponsable de la revisión, actualización de este procedimiento y fiscalización de su cumplimiento.
Debe coordinar la elaboración de los procedimientos, instructivos y formatos.
Debe incorporar y manejar la documentación correspondiente.
Debe elaborar y mantener actualizada la lista de documentos de todas las áreas en las que se trabaje.
Retirar y mantener copias de los documentos obsoletos, de...