05 InstructivoCuadroGeneralDeClasificacion

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El Archivo General de la Nación, a través de la Dirección del Sistema
Nacional de Archivos, con la colaboración de los integrantes del Comite
Técnico de Unidades de Correspondencia y Archivo del Gobierno
Federal (COTECUCA), ha desarrollado unapropuesta metodológica
para el diseño del cuadro general de clasificación archivístico que
permite:
• ordenar los documentos de archivo dentro del espacio físico
que ocuparán para su conservación, temporal o definitiva, y
• agrupar los elementos que representan su contenido para
relacionarlo de manera lógica con otros documentos de
archivo mediante el lenguaje clasificatorio.
En síntesis, loslineamientos para elaborar un cuadro de clasificación
que ahora se presentan se conciben como un mecanismo completo,
homogéneo y único, destinado a resolver el acceso y control de los
documentos de archivo, en la medida en que la clasificación permite
un nivel de comprensión y utilidad de los archivos como suma de los
procesos de ordenación preestablecida, la operación de identificación
y creaciónintegrada de criterios clasificatorios.

1. OBJETIVO GENE
RAL
GENERAL
Establecer a partir de las prácticas y técnicas de la archivística y
administración de documentos, las bases para el diseño del Cuadro
General de Clasificación Archivística, así como definir las actividades
y estrategias encaminadas a asegurar su desarrollo uniforme,
coherente y atento a los propósitos planteados en los Lineamientospara la organización y descripción de los archivos de las dependencias
o entidades de la Administración Pública (D.O.F. 20/02/04), que
en adelante mencionaremos como Lineamientos.
1.1

Objetivos específicos
específicos:
• Establecer los conceptos generales de la clasificación y
organización de los archivos.

• Definir la forma en la que debe elaborarse el cuadro general de
clasificaciónarchivística, a fin de establecer los procesos que
orienten sobre la manera en que han de formularse sus criterios
y procedimientos del mismo.
• Y determinar las actividades para su formulación enumerando
los procesos a cumplir.

2. D
E LA ESTRUCTURA DE LOS
DE
ARC
HIVOS
ARCHIVOS
La organización de un archivo responde a una triple necesidad:
• Proporcionar una estructura lógica que represente la
documentaciónproducida o recibida en el ejercicio de las
atribuciones o funciones de una dependencia o entidad.
2

• Facilitar su localización conceptual, es decir, acceder a la
información contenida en el acervo documental.
• Facilitar la localización física de cada documento o expediente
para su eficaz control y manejo.
Así, organizar un archivo conlleva dos tareas concatenadas que son:
• La clasificaciónarchivística, que consiste en realizar un “proceso
de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con
base en la estructura funcional de la dependencia o entidad.1
• Ordenar los documentos de archivo estableciendo, dentro
de cada agrupación o serie documental, la relación de unos
con otros, de acuerdo con una unidad de orden establecida
para cada caso.
En el diseño y desarrollo del cuadrogeneral de clasificación archivística
se atiende a lo establecido por los Lineamientos para la organización y
descripción de los archivos de las dependencias o entidades de la
Administración Pública (D.O.F. 20/02/04), que define a éste como el
“instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en
las atribuciones o funciones de cada dependencia y entidad”.2
Así, la estructura delcuadro general de clasificación archivística será
jerárquica y atenderá a los conceptos básicos de “fondo”, “sección” y
“serie” que establece un principio de diferenciación, estratificación y
jerarquía de las diversas agrupaciones documentales que conforman el
acervo de una dependencia o entidad.
De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales, a
saber: fondo, sección, serie...