07 Estructura de Procesos

Milagro, Junio 2014

Introducción a la Gestión por Procesos

Sesión 07
Temas:
Mapa de procesos
Tipología de procesos
Clasificación de procesos
Organización & Métodos
Nivel VI
UA. Ciencias de la Ingeniería
Ingeniería de Sistemas
Ing. Jorge Vinueza
Martínez, MgTI
jvinuezam@unemi.edu.ec

Resultado de Aprendizaje

.

Determinar la situación actual de la
organización mediante el dominio de lametodología del “brown paper” que
comprende el registro, análisis, comprensión y
funcionamiento de sus estructuras jerárquicas
funcionales
y
relacionales
internas,
descomponiendo el núcleo del negocio en sus
componentes basados en uso del nuevo
enfoque de la gestión por procesos.

1. Gestión por Procesos
¿Que es un proceso?
Gestionar por funciones vs. Gestionar por
Procesos.
Etapas dellevantamiento de información:
Formación del Equipo y Planificación de Trabajo.
Identificación de usuarios de procesos y sus
necesidades.
Identificación de los procesos.

Mapa de procesos.
Tipología de procesos.
Clasificación de procesos.
Identificación y análisis de procesos.
Identificación de los grupos de interés.

Agenda Sesión 07 Junio : 2014

¿Qué es un Proceso?
Relación Básica de losprocesos:
Proveedor-Productor-Usuario
.

1. ¿Qué es un Proceso?

Agenda Sesión Junio : 2014

Gestión por funciones Gestión por Procesos

Los requerimientos incentivan las relaciones de los tres
componentes, mismos que deben estar orientados al usuario, ya
que el proveedor debe cumplir con los requerimientos del
productor para que éste a su vez satisfaga los requerimientos
del usuario, de acuerdo con lasnecesidades y expectativas que
este último haya planteado anteriormente, en relación con el
bien y/o servicio por recibir.
Fuente: (Mideplan)
Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica
Guía para el levantamiento de Procesos, Junio 2009

Las operaciones vistas como un
proceso de transformación…
Controles

Proveedor

Insumo

Producto
Proceso de
transformación
(Componentes)

RecursosCliente

Gestionar por funciones vs. Gestionar por
Procesos

Lluvia de Ideas
.

1. ¿Qué es un Procedimiento?

Gestión por Funciones

Gestión por Procesos

Focalización en el producto (bien/servicio)

Focalización en el usuario.

Departamento especializado
Organización por departamentos o por áreas.

Proceso de valor agregado
Organización orientada a los procesos

Autoridad basada en jefesfuncionales

Autoridad basada en el líder responsable del
proceso

Burocracia –formalismo

Flexibilidad-cambio-innovación

Orientado al cumplimiento por desempeño

Orientado al cumplimiento por resultados

Eficiencia: Productividad

Eficacia: Competitividad

Las mejoras tiene un ámbito limitado: El
Departamento

Las mejoras tienen un ámbito transfuncional y
generalizado: El Proceso.

Etapas para ellevantamiento
de procesos [Información]
Normalmente el levantamiento de los procesos se realiza cuando la institución
ya se encuentra conformada y desarrollando las funciones asignadas por la
legislación respectiva, sin embargo, es frecuente encontrar instituciones que
realizan sus actividades con base en el conocimiento empírico y las costumbres
de sus funcionarios mas experimentados, sin contarcon un manual de procesos
y/o procedimientos que regule y estandarice la realización de sus actividades.

Etapas para el levantamiento
de procesos [Diseño]
El diseño de los procesos se presenta cuando una institución ha sido creada
recientemente y tiene que dilucidar la mejor forma de ejecutar las funciones que
tiene asignadas, o en su defecto, cuando en una organización existente se crean
unidadesorganizativas encargadas de funciones nunca antes desarrolladas por la
institución. En ambos casos, se debe diseñar o establecer la forma en la que los
funcionarios de la institución o unidad deben desarrollar las funciones asignadas,
y dejar constancia de estos requerimientos haciendo uso de procedimientos
debidamente formalizados, los cuales deben ser difundidos entre todos los
funcionarios...