1.2Determina Los Criterios Para La Integracion De Expedientes

1.2 determina los criterios para la integración de los tipos de expedientes.
Es la unidad básica de organización de los archivos de oficina y de la que forman parte la mayoría de los documentos.Definición de expediente: Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos generados o recibido por una unidad u oficina (productor) en la resolución administrativa de unmismo asunto.
Estructura de los expedientes: La incorporación de documentos a un expediente debe seguir el curso de la tramitación del asunto al que se refiere, en general reproducen el ordencronológico de los documentos generados o recibidos.
Los criterios para la formación de un expediente deben ser uniformes, constantes y conocidos por todo el personal de la unidad.
Organización de losexpedientes: Los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto.
Abra un expediente para cada asunto (ej.: un expediente para cada persona, para cadaobra, para cada sesión de órgano colegiado, para cada petición de traslado académico, para cada convocatoria de oposiciones, etc.)
Determine el título oficial del expediente, que suele estarestablecido en normativas, reglamentos, en la propia documentación, etc.
Evite la desmembración de los expedientes y la dispersión de los documentos que lo integran creando falsos expedientes.
Se aconsejaintegrar cada documento en su expediente desde el momento de su producción o recepción, ya que transcurrido un tiempo resulta más difícil hacerlo correctamente.
Evite la duplicidad de expedientes, noabra nuevos expedientes sin tomar la precaución de saber si ya ha sido abierto.
No extraiga documentos originales de los expedientes, realice fotocopias, tanto si es para iniciar un nuevo expedientecomo para satisfacer petición de terceros. Ante la necesidad de realizarlo, deje una hoja testigo con los datos del documento, día y persona que lo ha extraído o se le ha prestado.
Cuando un...