1 seminario gestion documental conceptos archivisticos basicos

SEMINARIO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Intendente DERLY ANDREA CHALPARIZÁN ZAMORA
Jefe Grupo Gestión Documental
Bogotá D.C., 12 de mayo de 2014

1

CONCEPTOS
BÁSICOS

Es una actividad casi tan
antigua como la escritura, que
nació debido a la necesidad
de "documentar" o fijar actos
administrativos
y
transacciones
legales
y
comerciales por escrito para
dar fe de los hechos.
Este tipo de documentos seplasmaron sucesivamente en
tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel,
cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a
medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.

Es
Es el
el conjunto
conjunto de
de actividades
actividades administrativas
administrativas yy
técnicas
técnicas tendientes
tendientes aa la
la planificación,
planificación, manejo
manejo yy
organizaciónorganización de
de la
la documentación
documentación producida
producida yy
recibida
recibidapor
porlas
lasentidades,
entidades,desde
desdesu
suorigen
origenhasta
hastasu
su
destino
destino final,
final, con
con el
el objeto
objeto de
de facilitar
facilitar su
su utilización
utilización
yyconservación.
conservación.

Los principios de la
organización
archivística de los
fondos
documentalesson:
El respeto al origen y al orden original de los
documentos los cuales están dados por la
oficina productora de los mismos.

Este principio debe tenerse en cuenta tanto en la
organización de los documentos del archivo como
en la ordenación, clasificación y descripción de los
mismos.
mismos

Es el que hace relación al orden que conservan
los documentos dentro de cada serie, de
acuerdo a lasecuencia que originó el
expediente y en el orden en que se crearon los
documentos que materializan las actuaciones
y diligencias encaminadas a la resolución
administrativa de un asunto determinado,
iniciado y resuelto en la oficina que tiene la
competencia específica.
En consecuencia, debe respetarse el orden natural de los
documentos ya que son producidos en una relación causa-efecto.

ordena quelos documentos deben
ser
tratados,
tramitados
y
conservados en el riguroso orden
en el cual se han ido produciendo,
generando u originando en la
sección correspondiente.
Como se puede ver estos principios para la conservación
documental son lógicos, naturales y coherentes, con la
secuencia de producción, tramitación y conservación.

En
Enlaladisciplina
disciplinaarchivísticaarchivísticaelelciclo
ciclo
vital
vital del
del documento
documento se
se define
define
como
como etapas
etapas sucesivas
sucesivas por
por las
las
que
que atraviesan
atraviesan los
los documentos
documentos
desde
desde su
su producción,
producción, recepción,
recepción,
distribución,
distribución,trámite,
trámite,organización,
organización,
conservación,
consulta
yy
conservación,
consulta
disposición
disposiciónfinal
final que
que comprende
comprende
su
su eliminación
eliminación oo integración
integración aa un
un
archivo
archivohistórico.
histórico.

Se establecen en función del valor o
importancia de los documentos y la frecuencia
de uso.

Ley 594/2000 “Ley General de Archivos”
Art. 23. Formación de archivos
Establece que: Teniendo en cuenta el ciclo
vital de los documentos, los archivos se
clasificanen Archivos de Gestión,
Archivo Central y Archivo Histórico.  

En este archivo reposan los documentos
generados en los procesos de gestión, que
involucra toda la documentación que es sometida
a continua utilización y consultas emanadas por
las oficinas productoras u otras que la soliciten.

Su circulación o trámite se
realiza para dar respuesta o
solución a los asuntos iniciados y
se deberántransferir al archivo
central
aquellas
series
y
subseries documentales que
hayan cumplido el tiempo de
retención señalado en la Tabla
de
Retención
Documental
correspondiente.

En él se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestión de la entidad respectiva, cuyo requerimiento
no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son
objeto de consulta por las propias...