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1.7 Sistemas de Archivos de Empresa, Funcionalidad, Ventajas y Desventajas.
Una información bien gestionada es vital para la toma de decisiones en la empresa. De ahí lanecesidad de contar con los materiales específicos sobre la historia de estos archivos y sus necesidades; es decir contar con un sistema de apoyo para la organización de la mismaempresa.
Sistemas de archivos:
Cada unidad administrativa va a requerir sistemas distintos de archivos. Hay que tener en cuenta los tipos de documentos, los formatos, la frecuencia deuso y el volumen que ocupan.
Características de los sistemas:
a) Accesibilidad.
b) Rápida identificación de los documentos.
c) Conservación de los documentos.
d) Espacio flexiblepara la expansión del mismo.
Archivos de Empresas:
Es el conjunto de documentos producidos por una empresa en el desarrollo de las actividades que le son propias y conservadoscomo testimonio de información. No solo hay que tener en cuenta a directivos y trabajadores, sino también la influencia que ejercen a la hora de transmitir sus funciones y suinformación a los clientes.
Funcionalidad:
Su función es informativa y documental ya que a partir de la información que se obtenga de los archivos se puede determinar: nómina detrabajadores, salario de trabajadores, capital económico de la empresa, número de socios y cantidad de acciones, descripción y funcionamiento de cada unidad administrativa.
Ventajas:
a)Higiene en el trabajo.
b) Prevención acerca del resguardo.
c) Disponibilidad de los archivos.
d) Se lleva una buena organización.
Desventajas:
a) Pérdidas o desaparición dedocumentos.
b) Problemas de seguridad ( se requiere un sistema a los que pocos usuarios tengan acceso.)
c) Archivos o documentos incompletos.
d) Inexistencia de un sistema de archivos.