10 Pasos para un cobro eficaz

10 pasos para un cobro eficaz

Una política eficiente de cobros requiere de algún tipo de sistema formal que garantice el pago de cuentas vencidas. No prestar la debida atención a los pagos atrasados puede perjudicar su flujo de fondos y las posibilidades de éxito de su empresa.

Para mantener un orden de las cuentas por cobrar, muchas empresas utilizan una serie de cartas y llamadastelefónicas para recordar a sus clientes los pagos que adeudan. Estas comunicaciones son muy amistosas en un comienzo y se tornan progresivamente más serias e insistentes, conforme se vencen los pagos. La forma en que usted estructure su sistema de cobro es un asunto personal; por ejemplo, es posible que usted se sienta más cómodo llamando a sus clientes que enviándoles cartas. Lo importante es tener unsistema y, para ello, puede seguir los pasos que a continuación detallamos.

Paso 1: Llamada telefónica de satisfacción del cliente
Es más probable que un cliente insatisfecho se retrase en sus pagos. Estas llamadas cordiales le permiten averiguar sobre su desempeño, de manera de garantizar que ha podido satisfacer las necesidades del cliente. Al final de estas llamadas, mencione que recibirán lafactura correspondiente dentro de poco y la fecha de vencimiento de dicha factura.

Cuándo: tres días a contar de la entrega o prestación de su servicio, pero antes del vencimiento correspondiente.

Paso 2: Primer aviso de vencimiento
Este es un cordial recordatorio de que se ha vencido el plazo para un pago determinado. Usted supone que el cliente ha olvidado, ignorado o perdido la facturay que la pagará al recibir este gentil recordatorio. Un método bastante común es enviar una copia de la factura timbrada como “vencido”.

Cuándo: diez días a contar del vencimiento de la factura.

Paso 3: Segundo aviso de vencimiento
Otro gentil recordatorio para que el cliente compruebe que existe un pago pendiente. Este aviso puede hacerse mediante una carta donde se adjunte una copia dela factura correspondiente. Mantenga un tono cordial y no amenazante. Por ejemplo:

[Fecha]
[Nombre/dirección del deudor]
Ref.: Factura Nº ____________
Monto adeudado ____________
Fecha de vencimiento ____________
Estimado Sr. ____________
Recientemente le enviamos una notificación de cuenta vencida. Ante la posibilidad de que dicho documento se haya extraviado, adjuntamos otra copia de lafactura en cuestión. Le agradeceremos regularizar su situación de pago, para mantener operativa su cuenta.

Atentamente,

Cuándo: 10 a 15 días a contar del primer aviso de vencimiento/20 o más días a contar de la fecha de vencimiento de la factura.

Paso 4: Primera llamada de cobro
Luego de los avisos de vencimiento, recurra a una llamada telefónica para averiguar si existe un motivo parael incumplimiento del pago. Por ejemplo, es posible que el cliente no esté satisfecho con su producto o servicio o que enfrente problemas de flujo de fondos. Sea cortés, sin embargo, busque lograr un compromiso de pago. Prepárese para todo tipo de excusas. Por ejemplo, si el deudor dice que ha despachado el correspondiente cheque de pago, consulte la fecha y lugar de dicho envío a fin deestablecer cuándo debería recibirlo.

Cuándo: 7 a 10 días a contar del segundo aviso de vencimiento/27 o más días a contar de la fecha de vencimiento de la factura.

Paso 5: Primera carta de cobro
Mantenga el tono de esta carta al mismo nivel de cordialidad y franqueza que la primera llamada telefónica. Confirme por escrito lo que se habló en la llamada y recuerde al deudor el compromiso de pago queadquirió. Por ejemplo:

[Fecha]
[Nombre/dirección del deudor]
Ref.: Factura Nº ____________
Monto adeudado ____________
Fecha de vencimiento ____________
Estimado Sr. ____________
La presente tiene por objeto confirmar nuestra conversación del [Fecha]. Tal como acordamos, esperamos el pago total de su obligación. En consecuencia, le agradeceremos regularizar su situación mediante el...