10 practicas para un documento informatico

1. La interfaz: Un gestor de contenido empresarial adecuado al tamaño de la empresa y la complejidad de los procesos es mucho mejor que tener una serie de carpetas con archivos en un disco duropropiedad de nadie
2. la seguridad: Es importante contar con la protección antivirus malware para revisar todos los documentos; también debes contar con un sistema de respaldos diarios, semanales ymensuales; además debe contar con un control de acceso a los usuarios.
3. workflow: El flujo del documento debe ser claro y sencillo; un ejemplo de workflow para documentos puede ser así.Elaboración->revisión->aprobación ->publicación, para esto la interfaz ayuda mucho así que tómalo en cuenta al momento de decidir que interfaz es la adecuada para el control de documentos
4. perfiles de usuario: Lainterfaz debería ser capaz de dar de alta usuarios, definir permisos de acceso, roles de edición y publicación; hay que recordar que no todos los usuarios tienen las mismas competencias informáticasasí como no tendrán las mismas autoridades y responsabilidades dentro de la interfaz informática
5. Organización del almacenamiento: Crea secciones dentro de la interfaz en primer nivel por procesos,segundo los manuales, tercero los procedimientos, ultimo los instructivos; algunos prefieren organizar conforme a los elementos de la norma, pero no hay que olvidar el enfoque de procesos y reflejarloen todo lo que se hace.
6. Los documentos: En una interfaz adecuada puedes poner los documentos originales, por medio de los perfiles podrás cruzar roles; juan puede editar y pedro solo puedeconsultar y así Todo lo que este dentro de la interfaz es documento controlado lo que este fuera no lo es
7. control de versiones: La interfaz electrónica que decidas debería tener capacidad paracontrolar y diferenciar las versiones más recientes de las obsoletas, así como el registro histórico de los cambios que se van dando en el documento
8. manual de usuario, procedimiento y políticas:...