10 Reglas de oro

Curso ISO 9000 - Una visión gerencial

3. ISO 9000 y la burocracia - Las 10 Reglas de oro de la documentación |
 Para lograr un Sistema de Aseguramiento de la Calidad eficaz, se debe tomar encuenta ciertas reglas a la hora de la elaboración de la Documentación. En forma de resumen, planteamos las 10 reglas de oro de la documentación, que veremos a continuación:  |
  |Simplicidad-brevedad: ya lo dice el refrán: "lo bueno si es breve, dos veces bueno".Documentación propia de la Empresa: no recurra a la copia de Documentos de otras Empresas. En general, no funcionan. Si usted deseautuilizar otra Documentación como referencia, deberá traducirla cuidadosamente a la realidad de su Organización.Que refleje la relidad de la Empresa: que se adapte a sus procesos, a sus productos oservicios, asus mercados y clientes, ... Es por esto que no suelen funcionar las "copias".El uso de gráficos o esquemas facilita la comprensión: un diagrama de flujo puede describir perfectamente unProceso. ¡Y con pocas palabras!Documentación descentralizada: Para ello resulta convenoente nombrar un "propietario de cada documento", que sea el encargado de su gestión (elaboración, modificaciones,distribución, archivo, ...).Facilidad de distribución: busque sistemas ágiles que le permitan asegurar que los Dumentos están en poder de quien los necesita, y en su último nivel demodificación.Disponibilidad por parte de los usuarios: no limite el uso de los Dumentos. La Documentación del Sistema de Calidad no debe tener secretos para las personas de la Empresa.Documentación Revisada y Aprovada:asegúrese de que la documentación es técnicamente correcta (revisión) y de que su uso está autorizado (aprobación).Revisiones periódicas para evitar la obsolescencia: un período anual parece sensato, comoperíodo de revisión. En cualquier caso, no deberían transcurrir más de dos años sin efectuar una revisión de todos los documentos que conforman el Sistema de Calidad (los organismos Certificadores...