11 Verificaciones Administrativas Y Contables

11 Verificaciones Administrativas y Contables
que debe hacer el Contador antes de finalizar el año
1a. Con relación al Certificado de la Cámara de Comercio
En esta primera parte, el Dr. José Hernando Zuluaga expone los puntos más importantes sobre las Verificaciones con relación al Certificado de Cámara de Comercio. Factores como la Verificación de los nombres de los representantes legalesprincipal y suplente en el Certificado, la renovación oportuna del Registro Mercantil y los Cambios en la Actividad Económica, entre otros, son expuestos en este material multimedia.
Lista de Chequeo:
¿Conoce si la  empresa tiene  en el archivo  un Certificado de la CC con no más de 1 mes de vigencia? 
¿Sabe en qué Notaría se hizo la última escritura de reforma societaria?
¿Sabe si el Domiciliosocial principal corresponde al sitio donde están las oficinas?
¿Conoce si están debidamente inscritos en la CC los nombres de Revisor Fiscal principal y suplente?
¿Sabe si los Revisores Fiscales Principal y suplente, han aceptado su nombramiento (lo cual debe suceder en caso  de que no haya  sido registrado en la misma escritura de constitución de la empresa)?  
¿Sabe si la última escritura dereforma societaria está debidamente registrada en la CC?  
¿Sabe si se renovó el registro mercantil oportunamente?
¿Conoce  si hay cambios en la actividad económica en el último período contable?
¿Sabe si la  sociedad puede funcionar legalmente al no estar inmersa en ninguna de las causales de liquidación que establece el Artículo 457 del Código de Comercio.?
¿Ha verificado en El Certificadoemitido por la CC si los  nombres de los representantes legales principal y suplente son los correctos?
¿Ha verificado en el Certificado emitido por la CC  si están correctamente  registrados los nombres de Miembros de la Junta de Socios (caso de las sociedades Limitadas), o los de la Junta Directiva nombrada por la Asamblea General (caso de las sociedades anónimas)?
¿Sabe si el  representantelegal ha actuado dentro de los límites económicos autorizados, señalados bien sea en la Escritura de constitución, Reformas o bien en actas de los órganos directivos de la empresa?.
¿Sabe si el  Capital social indicado en el certificado de la CC es igual al señalado en los registros contables tanto en valores como en porcentajes?
¿Conoce si hay gravámenes prendarios o hipotecarios indicados enel Certificado de la CC que no estén registrados en la contabilidad?
¿Conoce si hay  embargos indicados en el Certificado  de la CC que no estén registrados en las cuentas de orden?
¿Sabe si la empresa  ha registrado en la CC   situación de control , o su calidad de   grupo empresarial (ver art.28 y 30 de la ley 222 de dic.de 1995)?.
¿Sabe si la empresa por tener Junta directiva  ha pagado asus miembros honorarios excluidos de Iva? ¿Conoce que en este caso debe tener la empresa  libro de Actas de Junta Directiva registrado en la CC .
2ª. Sobre los Libros de Actas
En esta oportunidad, hacemos una lista de chequeo en relación a los Libros de Actas. Es importante saber si las actas están firmadas por el presidente o secretario, si se conservan en un lugar seguro o si por ejemplo, quedóconstancia de la aprobación de distribución de participaciones o dividendos.
Lista de Chequeo:
¿Sabe si se han registrado oportunamente en la Cámara de Comercio las actas que así lo ameritan?
¿Ha revisado en las  actas registradas los detalles que las hagan válidas (firmas, prueba de convocación escrita en forma previa, etc.)?
¿Sabe si las Actas están firmadas por el Presidente y secretario(a)?¿Sabe si en los Libros de Actas los folios que se haya necesitado anular  fueron anulados correctamente?
¿Conoce si los libros de Actas se conservan en un lugar  seguro?
¿Conoce si se tienen por separado los libro de Actas  de Asamblea General y los de Actas de Junta Directiva?
¿Sabe si se llevan en un solo  libro para registrar conjuntamente las Actas de Asamblea o Junta de socios y Junta...