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Andina Bottling Co.
A principios del 2001 Osvaldo Garay, contralor de Andina y Germán Garib, director de informática, habían estado inmersos en la implementación de un nuevo sistema de información. El sistema tenía el propósito de ofrecer una herramienta eficiente que la empresa pudiera utilizar para administrar mejor las operaciones de Andina, cada vez más diversas.
Andina era la embotelladoray distribuidora de Coca Cola más grande de Chile. A mediados de los 90, adquirió otras embotelladoras en Brasil y Argentina, lo que la convirtió en la tercera embotelladora más grande del sistema de The Coca-Cola Company (TCCC) en Latinoamérica. A pesar de su proximidad, los tres países donde Andina operaba eran bastante diversos, tanto geográfica, como culturalmente. Uno de los retos másdifíciles de los altos directivos de Andina era fusionar las empresas recién adquiridas en una sola organización y que adoptara los mismos procesos de negocios.
El sistema de información constaba de cuatro módulos: Recopilación de Información del Negocio, Consolidación del Negocio, Planeación y Simulación del Negocio, Monitor de Simulación y Desempeño Corporativo, o Tablero de Control (ver Anexo 1).Las preguntas que tenían en mente mientras se preparaban para asistir a una junta de Consejo a hacer una demostración completa del Tablero de Control eran: ¿Qué tan útil era el Tablero de Control para la toma de decisiones? ¿Qué tan precisos y significativos eran los datos? ¿Lo encontrarían los gerentes generales de cada subsidiaria oportunos, fáciles de usar y relevantes para sus propiasnecesidades?
Coca-Cola y el Negocio de las Embotelladoras
TCCC, desarrolló el “Sistema Coca-Cola” para llegar a los consumidores. El sistema consistía en que TCCC se asociaba con empresas embotelladoras que producían, embotellaban y distribuían refrescos terminados. TCCC percibía a las embotelladoras como un instrumento para alcanzar sus objetivos estratégicos y la empresa realizaba esfuerzos explícitospara brindarles apoyo, ofreciendo a las embotelladoras tanto atractivos territorios de ventas, como apoyo de mercadotecnia.
Mediante acuerdos franquisitarios, TCCC otorgaba a las embotelladoras un territorio geográfico exclusivo en el que se esperaba que operaran, y se les exigía comprar el concentrado para el refresco a TCCC. El precio de compra del concentrado representaba aproximadamente el20% del precio de venta de los productos. Asimismo, se esperaba que las embotelladoras que contribuyeran con aproximadamente el 50% del presupuesto de publicidad de TCCC en sus respectivos territorio.
TCCC conservaba la propiedad de las marcas y se encargaba de las funciones de mercadotecnia. Las embotelladoras eran dueñas de todos los activos fijos, inventarios y asumían el riesgo crediticio delas cuentas por cobrar. Las embotelladoras no podían cambiar la cartera de productos, fórmulas ni empaque.
Operaciones de embotellado
El proceso de embotellado eran la compra de materia prima, producción (mezcla del concentrado, agua, gas y azúcar para producir jarabe), embotellado, almacenamiento, recibir y entregar pedidos y devolver los envases no desechables y productos devueltos. Tresmaterias primas hacían el 90 % de los costos variables: concentrado, azúcar y la resina para fabricar las botellas de plástico. La tecnología era sencilla y bastante estandarizada en la industria.
El proceso de venta y distribución comenzaba con la salida diaria de la fuerza de venta de la embotelladora para levantar pedidos con sus clientes. Por la tarde, se cargaban los pedidos en el sistema, seexpedían las facturas y se enviaban al área de distribución, la que se encargaba de preparar la entrega de los pedidos. Al siguiente día, el área de logística entregaba cada uno de los pedidos levantados el día anterior. Los clientes pagaban sus órdenes ya sea en efectivo, o si era al crédito pagaban el saldo vencido. Los camiones regresaban a la planta por la tarde y entregaban sus informes...