17 papeles del administrador

GESTIÓN DE COMPRAS
¿Qué es una gestión de compras?
Conoce el objetivo fundamental de una gestión de compras, los pasos a seguir para adquirir un producto, insumo ó servicio de forma eficiente, las consideraciones tomadas por los buenos compradores y la dependencia de un departamento de compra de sus proveedores, control de inventarios y planificación de la producción.
Una gestión de comprasinvolucra la ejecución de una serie de pasos que lleva a la adquisición de un bien, servicio ó materia prima, bajo unas políticas de compras establecidas.
La gestión de compras es muy importante ya que cada euro que se ahorre se traduce directamente en un euro de utilidad para la empresa, mientras que para aumentar la utilidad en el mismo valor por medio de las ventas, habrá que varias unidadesadicionales.
Ahora la gestión eficiente de un departamento de compra tiene como norte lo siguiente:
Comprar a un buen precio según el mercado.
Recibir el material en el tiempo requerido.
Comprar a las mejores condiciones de pago posible.
Mejorar la calidad de los productos adquiridos, tratando en lo posible de no aumentar los costos.
Enfocar los esfuerzos hacia las compras más significativasde la empresa.
Negociar las entregas de manera de no sobrecargar las existencias en los almacenes.
Conseguir los productos requeridos por la compañía o posibles sustitutos en tiempos de escasez.
Mantenerse al día con los nuevos productos y servicios que salen al mercado.
Promover la sana competencia entre proveedores.
Mantener y actualizar los registros de información.
Todos los puntosanteriores se traducen en el fin principal de la gestión de compras que es producir utilidades a la empresa
Los buenos compradores
Al comprar un producto hay que tener muy claro que el costo de este no es el costo real para la empresa, ya que se debe considerar los costos que implican el transporte, el almacenaje, las mermas, los seguros, procesos de nacionalización (importaciones), vida útil entreotros.
Los buenos compradores se caracterizan por analizar todos los aspectos anteriores e inclinarse por aquella donde el precio mas la suma de estos factores sea el mas favorable para los intereses de la empresa.
Finalmente debe quedar claro que una gestión de compra depende en gran medida de:
Los proveedores: Estos deben ser de confianza, con trayectoria en los ramos, responsables,cumplidores del plazo de entrega.
Control de inventario: El conocimiento de las capacidades máximas de almacenamiento y su existencia real.
La producción: Sabiendo la cantidad a producir se conoce el consumo en un tiempo determinado, logrando establecer la velocidad de entrega de un insumo.

DOCUMENTOS EN UNA GESTION DE COMPRAS
Estos documentos establecen la formalidad tanto de las compras coo en supropio efecto para su venta de los productos en los que adquiere o comercializa la empresa; entre estos tenemos:

NOTA Ú ORDEN DE COMPRA.
La nota de compra más conocida en el ámbito comercial con el nombre de orden de compra, es el comprobante mediante el cual el comprador solicita al vendedor los artículos que necesita.
Debe contener los siguientes elementos:
Membrete de la empresacompradora.
Nº de comprobante.
Fecha de emisión.
Nombre y domicilio del proveedor a quien se remite el pedido.
Cantidad, descripción, y precio de las mercaderías solicitadas.
Condiciones de pago: efectivo ó cuenta corriente.
Fecha de entrega: fecha en la cual el vendedor entregará la mercadería.
Despachar por: ferrocarril, barco, camión, etc.
Lugar en el cual se entregará la mercadería.
Firma delcomprador o responsable de las compras.
Su uso.
Momento: se utiliza cuando la empresa necesita artículos y debido a su organización y forma de control no puede hacerlo por teléfono, personalmente ó por medio de corredores o viajantes de comercio.
Modo: el comprador confecciona la orden de compra en original y duplicado utilizando papel carbónico.
Completa todos los datos y envía el original...