18 Grandes Errores de la Administración de Proyectos.



18 Grandes Errores de la Administración de Proyectos
Y Como Evitarlos


1. No estábamos tratando el problema correcto

Todo proyecto tiene como fin la resolución de un problema ya sea un obstáculo o una oportunidad de hacer algo mejor.
Las razones por las cuales en los proyectos no se trata el problema correcto pueden ser:

La misión del proyecto no se articula de manera realistaNo se comprende la dimensión de la crisis
Se pone atención a los conflictos de momento y urgentes y no al principal.

Algunas soluciones aplicables para evitar desviarse del problema clave son:

Definir claramente qué hay que hacer, cuándo hacerlo y cómo se medirán los resultados.
Comunicar la misión durante todo el proyecto o, en caso de que el problema cambie, modificar la misión.Asegurarse de que el problema responde a las necesidades del patrocinador.


2. Diseñamos lo que no era

Los proyectos comienzan su etapa de diseño del producto final lo más pronto posible, pero en muchas ocasiones el producto no cumple con las expectativas del cliente por errores en la etapa del diseño, como por ejemplo:

No dejar participar al cliente en la etapa de diseño.
El equipo detrabajo se ha presionado para que trabaje muy rápido.
No se han tenido en cuenta algunos aspectos al convertir los requisitos en diseño.
Se hizo uso de un proceso automatizado y éste no deja hacer cambios sobre el diseño.

Las posibles soluciones para ello serían:

Promover la participación del cliente en el diseño
Asegurarse que el diseño cumple con las necesidades de la empresa aunque requieramás tiempo o inclusive parar el proyecto.
Fijar el alcance del proyecto, definiendo las cuestiones que se tratará y las que no y obtener la aprobación de éste antes de comenzar.
Establecer hitos durante el ciclo de vida del proyecto para indicar que se van completando etapas.
Evaluar si el uso de un prototipo realmente puede cumplir con los requisitos que se necesitan.


3. Usamos latecnología equivocada

La elección del tipo de tecnología debe ir a favor del entorno en el que la empresa se desenvuelve, sin embargo existen algunos riesgos que se pueden correr a la hora de escoger la tecnología a usar, como los siguientes:

Usar nuevas tecnologías que no han sido probadas para demostrar su eficacia.
Que la tecnología no cumpla las necesidades de la empresa.
Que el personal notenga las suficientes aptitudes y conocimientos para manejar la tecnología.
Que la tecnología no soporte el volumen creciente de negocios.

Algunas formas de no caer en éstos riesgos serían:

Probar la tecnología con anterioridad para asegurarse de que funcionará.
Cerciorarse de si el personal tiene las aptitudes requiere la tecnología a utilizar.
Si se evalúa que la tecnología nofuncionará, se debe abandonar el proyecto mientras aún haya tiempo.

4. No diseñamos un buen cronograma para el proyecto

Al diseñar el cronograma del proyecto se pueden cometer los siguientes errores:

Se ignoran pasos fundamentales
En el cronograma los detalles son demasiados o escasean.
No se reflejan relaciones de dependencia entre tareas en el cronograma
Cuando las tareas no producenresultados que tengan utilidad.
Cuando el equipo no entiende el cronograma

La forma de solucionar éstos errores serían:

Definir claramente las tareas y el tiempo y la interconexión con otras para cada una de ellas.
Revisar el cronograma con los miembros del equipo.
Subrayar las tareas muy próximas y enviar informes de situación a los miembros del equipo.
Dividir el proyecto en fases de máximotres meses.

5. No contábamos con el patrocinador adecuado

La buena elección de un patrocinador es vital ya que éste tiene participación en la elaboración de la misión del proyecto, puede tomar decisiones y reasignar recursos.

Cuando no se ha seleccionado un buen patrocinador, ésta persona puede no cumplir con nuestros propósitos, habría que reunirse con el exageradamente o casi nunca,...