20141024091044

El Oficio
Mg. José Bruno Cépeda Ruiz

Definición
Es el documento de gestión administrativa más utilizado.
 Generalmente se establece relación de institución a institución.
 Si la institución es grande, las dependencias que la conforman
pueden enviarse oficios entre ellos.
 Excepcionalmente, una institución se puede dirigir a una
persona.
 Una persona natural puede enviar un oficio a unainstitución,
siempre y cuando sea una respuesta a un oficio institucional.
Deberá consignarse Oficio sin número.


Clases de oficios
El oficio simple. De numeración única. Este documento es el
oficio común que se emite institucionalmente. Sólo se elabora
un ejemplar y su copia como cargo.
 El Oficio circular. Es un documento de numeración única,
pero que se reproduce de manera múltiple a todas lasinstancias e integrantes de una institución; vale decir, es un
documento de redacción interna.
 El Oficio múltiple. Es un oficio de numeración única así se
reproduzcan muchos ejemplares, pero su emisión externa
para las instituciones con la que se quiere relacionar.


Estructura del Oficio
Encabezamiento
Texto o cuerpo
Despedida

Membrete
Es la identificación institucional. Allí van los datosmás importantes
de la institución como nombre, dirección, teléfono, correo…
 Se escribe en la parte superior y central del papel (si es grande).
 Si el membrete es pequeño, puede escribirse en la parte superior
izquierda del papel. En este caso, el centro del membrete dará el
margen para el lado izquierdo.
 Generalmente se manda imprimir en una imprenta.
 Con la modernidad, se puede configuraren la computadora para
que, automáticamente, aparezca al momento de imprimir un
documento.


Ejemplos de Membrete

Nombre del Año


Cada año, el estado peruano, a través de un Decreto Supremo, nomina un
año con un nombre específico que marque la identidad de su labor
gubernativa o con el nombre de alguna efeméride importante.



Este año se denomina “Año de la Promoción de la IndustriaResponsable y
del Compromiso Climático”.



Debe escribirse debajo del membrete y centrado en la parte superior del
papel.

Lugar y Fecha
Debe escribirse alineada a la derecha. Si no se cuenta con
computadora, debe tomarse como referencia el centro del
papel hacia la derecha.
 La forma de fechar debe empezar con el lugar donde se emite
el documento. En este caso sería: Trujillo,...
 En el caso dela fecha se recomienda fechar de acuerdo con
las normas internacionales (mes, día y año): Trujillo, agosto 01
de 2014. La forma anterior presentaba una cacofonía o sonido
discordante: Trujillo, 01 de agosto de 2014.


Numeración


La numeración empieza el 1º de enero de cada año y finaliza
el 31 de diciembre del mismo año.



Cada entidad que emite un oficio es responsable de la
numeraciónconsecutiva.



Debe empezarse con la palabra Oficio (resaltada con
mayúscula, negrilla o subrayada), seguido del número, los dos
últimos dígitos del año y el cargo institucional en forma
creciente (de menor a mayor). Ejemplo:
 OFICIO Nº 001–14/

DEEI-FE-UPAO

Destinatario


Debe escribirse el cargo de la persona de más alta jerarquía
de la empresa a la que nos dirigimos. No debemos escribir elnombre de la misma persona.



Sólo se escribe el nombre y el cargo de la persona si es que
queremos dirigirnos a él en su condición de persona natural.
Ejemplos:
 Señor:

Presidente Regional de La Libertad.

 Señor:

Ing. José Murgia Zanier
Presidente Regional de La Libertad

Destino


Es el nombre del lugar al que remitimos el documento. Por
ejemplo: Lima.



Si el destino coincide con lamisma ciudad de emisión, se
debe escribir la palabra Ciudad.



El destino debe escribirse debajo de la palabra señor del
destinatario.

Vocativo


Es la fórmula de tratamiento que marcará
el derrotero de todo el documento. Debe
considerarse su importancia en la medida
en que de él depende el tratamiento que
se mantenga a lo largo del documento.
Ejemplos:


Estimado Señor.



Excelentísimo...