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El procedimiento que se sigue para registrar las operaciones en la Contabilidad Auxiliar, es el siguiente:
Cada vez que en un asiento de diario se haga un cargo o un abono a una cuenta colectiva,deberá corresponderse con una anotación de igual naturaleza en la cuenta que se lleve en el auxiliar respectivo. A estas cuentas que se llevan en los auxiliares se les denomina subcuentas, ya que cadauna de ellas representan una parte del saldo de la cuenta de control a que corresponden.
Por regla general, cada mes hay necesidad de comprobar que las anotaciones hechas en los auxiliares y lossaldos que arrojen las diferentes subcuentas de los mismos, son correctos para lo cual deberá verificarse que la suma de los saldos de las subcuentas del auxiliar es igual al saldo que tenga la cuenta decontrol respectiva, al final del mes.
En caso de que los resultados obtenidos sean diferentes, ello indicará que algún cargo o abono anotado en la cuenta de control, no se operó en la subcuenta delauxiliar, o bien, que habiéndose anotado, se hizo por una cantidad distinta.
Para determinar el error que se hubiera cometido, cualquiera que sea su naturaleza, habrá necesidad de puntear los pases dela Contabilidad Principal a la Contabilidad Auxiliar, siguiendo el procedimiento que a continuación se indica:
a) Deberá comprobarse que todos los asientos de Diario en que figure como cargo ocomo abono la cuenta de control, fueron pasados correctamente a la cuenta relativa en el Libro Mayor.
b) Comprobados los pases de los asientos del Libro Diario al Libro Mayor, se verificarán lassumas del movimiento deudor y movimiento acreedor de la cuenta, con la finalidad de comprobar que el saldo de la misma es correcto.
c) Hechas las comprobaciones anteriores, si éstas se encontraroncorrectas, indicará que la diferencia que se haya obtenido entre el saldo que arroje la cuenta de control y la que resulte de sumar los saldos individuales de las subcuentas que forman el auxiliar,...