4 POLITICAS CUENTAS POR PAGAR

 
 
 
 
 
 
 

 

 
 POLITICAS DE CUENTAS 
POR PAGAR 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

INTRODUCCIÓN

El área de Cuentas por Pagar debe representar un filtro, para que todas las obligaciones reales de
pagos con proveedores de bienes y servicios sean liquidadas, en tiempo y forma; para que esto
mitigue el riesgo de que las empresas de Grupo BVG dejen de operar, por consecuencia de
suspensión de servicios omateriales. Es importante realizar un proceso de pagos con una
metodología que permita tener la confianza sobre los pagos que se están realizando, y de aquí
surge la necesidad de crear políticas especificas del área y un manual de procedimientos y
actividades con controles, que mitigan el riesgo de ausencia de pago, pago duplicado o monto
equivocado, contar con información en forma oportuna y con unregistro contable correcto. Las
políticas y el manual de procedimientos y actividades de control interno, se encuentran
alineadas con las políticas Generales de las empresas de Grupo BVG.

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POLITICA DEL ALCENCE POR CONCEPTOS DE CUENTAS POR PAGAR
PROPOSITO: Delimitar los conceptos, en los que tiene la obligación de realizar el proceso de pago
de las empresas de Grupo BVG.

EXPOSICION DE LASPOLITICAS DEL AREA
El área de Cuentas por Pagar tiene la obligación de procesar las requisiciones de pago por los
siguientes conceptos:
Anticipo para Gastos de Viaje y Comprobación de Gastos
Anticipo a Proveedores
Pago a Proveedores
Acreedores Diversos

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POLITICAS DE RECEPCION DE INFORMACION
PROPOSITO: Establecer los mecanismos que garanticen que toda la información que recibe el área
de Cuentas porpagar se encuentre revisada y con autorización.

EXPOSICION DE LAS POLITICAS DEL AREA
Información a recibir para pago a proveedores, acreedor y anticipos de proveedores
El usuario deberá entregar la siguiente información:
Formato correctamente llenado y firmado en dos tantos (formato C-1), la firma del jefe inmediato
puede ser sustituido por autorización mediante correo electrónico en caso de quese encuentre de
viaje, vacaciones o incapacidad.
Factura y/o recibo con requisitos fiscales.
Hoja de validación del SAT de la factura o recibo.
Autorización de la realización del gasto o adquisición de bienes y/o servicios, monto a partir de
$2,000.00 MN o su equivalente en dólares será Dirección General, montos hasta por $1,999.99
MN o su equivalente en dólares por la Dirección en cada área.
Enel caso en que la factura del proveedor se entregue contra pago, el usuario tendrá la obligación
de entregar la factura, ya que el usuario quedara como deudor y tendrá dos días hábiles para
hacer la comprobación de la documentación correspondiente, y en caso de no cumplir con el
tiempo especificado:
a) Se realizará el descuento vía nomina, por el importe total o parcial de la documentación nocomprobada, y se rembolsará vía nomina hasta el momento de la comprobación.
b) En caso de que no se realice el descuento vía nomina, el área de cuentas por pagar
levantara un acta administrativa por incumplimiento de políticas para el usuario.

Información a recibir para anticipos de gastos de viaje
El usuario deberá entregar la siguiente información:
Formato correctamente llenado y firmado en dostantos (formato C-3), la firma del jefe inmediato
puede ser sustituido por autorización mediante correo electrónico en caso de que se encuentre de
viaje, vacaciones o incapacidad.
Autorización del anticipo para gastos de viaje por Dirección General.
Información a recibir para comprobación de gastos de viaje y reembolsos
El usuario deberá entregar la siguiente información:
Formato llenado y firmado endos tantos (formato C-4 y C-5), la firma del jefe inmediato puede ser
sustituido por autorización mediante correo electrónico en caso de que se encuentre de viaje,
vacaciones o incapacidad.
Comprobantes con requisitos fiscales.

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Fichas de Deposito bancario.
En el caso de que los comprobantes no contengan requisitos fiscales; deberá existir una
autorización por parte de Dirección General,...