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LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS

































LA GESTIÓN POR PROCESOS: La representación de los procesos. El
diagrama de flujo y el mapa de procesos




Representación de los procesos. Los diagramas de flujo


Con el fin de que cualquier persona pueda conocer el proceso y su flujo de forma inmediata, se
realiza un diagrama de flujo. Este diagrama de flujo puede representar unproceso completo o una fase de un proceso.


En la representación de la secuencia de actividades del proceso, el diagrama de flujo es el primer nivel de información del proceso y, a menudo, constituye un buen instrumento para que el equipo de trabajo llegue a un consenso sobre los diversos elementos del flujo.


El flujograma debe ser elaborado para todos los procesos y a todos losniveles de jerarquía del proceso.


El flujo se define gráficamente a través de flechas que conectan unas actividades con otras.



Figura 8. Símbolos básicos utilizados en los diagramas de flujo





COMIENZO
ACTIVIDAD
DECISIÓN




DOCUMENTO MULTIDOCUMENTO



CONECTOR
FUERA DE
PÁGINA CONECTOR TERMINADOR














18 Alicia Arias Coello. Facultad de Ciencias de la Documentación
Figura 9. Ejemplodel diagrama de flujo del proceso de matriculación de alumnos

ENTRADA



Inicio del periodo de
matriculación







¿Hay formulario de
admisión informatizado?
Obtener
NO formulario antiguo
Recoger información del alumno



SÍ


Cumplimentar el
formulario de adminsión







¿Cumple condiciones
de acceso? NO
Incluir en lista de
no admitidos
Remitir carta al
alumno




SÍ

Elaborar y
publicar lalista de admitidos






¿Hay reclamaciones o bajas?
Elaborar las
NO listas definitivas FIN




SÍ


Resolver
reclamaciones





Remitir
resolución a implicados


19 Alicia Arias Coello. Facultad de Ciencias de la Documentación

Los elementos clave que se deben introducir en un flujograma son:


La secuencia de actividades que se realizan.
Los equipos que realizan estas actividades.


Estos elementosson lo que constituyen la física del flujo; sin embargo, además se deberían incluir
los siguientes componentes:


Recursos: capital, personas, equipos, materiales, procedimientos, tiempo, etc.


Controles: métricas e índices para determinar estado del proceso, evaluar su desempeño
y proveer información para la toma de decisiones.


Autoridad: en la gestión del proceso, la persona que tiene lacapacidad para modificar el
proceso o tomar decisiones sobre el proceso.


Responsabilidad: de los que actualmente realizan el proceso (propietario). El responsable
puede ser una persona o un equipo.


Estos elementos son importantes porque un cambio en alguno de ellos puede provocar grandes
modificaciones en el rendimiento del proceso, aun cuando no se modifique la física del flujo. Por ejemplo, elcambio de una persona por otra más motivada o con mayores conocimientos.








































20 Alicia Arias Coello. Facultad de Ciencias de la Documentación

La ficha de proceso


Es un documento normalizado en el que se resume el proceso.

Figura 10. Ficha del “Proceso de préstamo de libros en una biblioteca universitaria”3


PROCESO: Préstamo de libros
PROPIETARIO:Responsable del préstamo
MISIÓN: Proporcionar al usuario el libro que requiere en las mejores condiciones de uso
REFERENCIAS DOCUMENTALES:
‐ Procedimiento de préstamo
‐ Normativa e la biblioteca



ALCANCE
Empieza: Búsqueda del libro en las estanterías por parte el usuario
Incluye: Verificación del estado del carné del usuario, actualización de la ficha de usuario, impresión de la fecha de devolución ydesmagnetización del libro.
Termina: Salida del usuario con el libro
Entradas: Catálogo
Proveedores: Técnicos de catalogación
Salidas: Libro prestado
Clientes: Usuarios de la biblioteca
Inspecciones: Estado de la ficha de usuario, Estado del libro
Variables de control:
‐ Condiciones físicas del libro,
‐ Condiciones del usuario para recibir el libro
‐ Impresión de la fecha correcta de
devolución...