433749 Jessica Elizabeth Castañeda Velasquez
Wednesday, March 23, 2011
Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación. Es recomendable la utilizaciónde papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a 8.5
“Las entidades son responsables por la adecuada conservación de sudocumentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción.
Esrecomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a 8.5 que garanticen su permanencia y durabilidad. Lastintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte.
Para la información generada oguardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación,copiado y reproducción libre de virus informáticos.
La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán adaptadas para asegurar la reproducción yrecuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la información.
Comunicaciones oficiales recibidas: Las comunicaciones oficiales que ingresen a lasinstituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asuntocorrespondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.
Comunicaciones oficiales vía fax: Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en...
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