4principios De La Gestion Documental

CAPÍTULO 1. GESTIÓN DOCUMENTAL BASADA EN PROCESOS

1.1 PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

La Gestión documental se define como el conjunto de normas, técnicas y prácticas
usadas bajo los principios de racionalización y economía, para administrar el flujo
de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de
información desde ellos, determinar el tiempo que los documentosdeben
guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de
los documentos más valiosos1.

Las herramientas básicas de la gestión documental han evolucionado desde los
libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se
guardan los documentos de papel; más tarde se incluyeron los audiovisuales y los
documentos en soportes magnéticos u ópticos,los ficheros o kárdex que permiten
y facilitan hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación
de información mediante sistemas de codificación y clasificación. En la actualidad
se ha sumando a ellos los recursos informáticos, que son cada vez más
necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que han alcanzando los
sistemas computacionales de apoyo de laactividad administrativa.

Con la llegada del correo electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar
también documentos que nacen, viven y mueren en formato electrónico. Además
la digitalización surge como solución para aquellos procesos críticos que implican
un riesgo para la organización,

cuando se excede su capacidad de

almacenamiento o se decide trabajar bajo la cultura de “ceropapel”2.

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Tomado de http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental
Tomado de http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental

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La gestión documental parte de la aplicación de cuatro principios indispensables
para el logro de su objetivo básico:

1.1.1 Racionalización y Economía: La gestión documental debe adecuarse a las
necesidades de la organización atendiendo a cumplir su propósito deforma que el
recurso financiero sea utilizado de la manera más eficiente posible, sin sacrificar
sus fines y la eficiencia y eficacia del mismo.

La gestión de los documentos es una necesidad para las organizaciones dada su
implicación dentro de la operación rutinaria de sus actividades, pero por otro lado
también se convierte en un problema cuando su razón económica o de
funcionamiento nocorresponde a la gestión de documentos, es aquí cuando cobra
importancia este principio de la racionalización y economía, ya que si bien es
cierto, es necesario dar un adecuado control y salvaguarda a la documentación
que se genera como efecto de sus operaciones, las organizaciones no están
dispuestas a invertir cantidades representativas de dinero en la Gestión de sus
documentos.

Una buena gestióndocumental requiere de elementos como: bases de datos,
hardware como fotocopiadoras, faxes, escáneres y dispositivos de digitalización,
servidores, computadores personales, software que sirven como programas de
apoyo al proceso de gestión de la documentación, redes por las cuales los
usuarios podrán acceder a la información que se encuentra en los servidores,
personal responsable de la gestión delproceso de control documental, locales,
equipos y demás elementos de oficina adecuados para garantizar la conservación,
salvaguarda y accesibilidad

de los documentos físicos y digitales; todo esto

dependiendo de los volúmenes y de la complejidad para recaudo o consolidación
de la documentación elevará exponencialmente los costos.

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Es por ello que dentro de la definición de una solución degestión documental para
cualquier organización, es indispensable buscar soluciones innovadoras que
ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y
almacenamiento, y que económicamente no se conviertan en un obstáculo para su
implementación.

1.1.2 Cumplimiento de disposiciones legales: Toda organización constituida
bajo las leyes de Colombia se encuentra obligada a...