501 INS GD AS 008 Instructivo Aplicaci N De TRD Y TVD Transferencias Y Eliminaci N MA
Páginas: 17 (4020 palabras)
Publicado: 29 de marzo de 2015
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
INS-GD-AS-008
OBJETIVOS
ALCANCE
13-03-2008
Fecha de
Aprobación
14-07-2009
Versión
1
Página
Página 1 de 14
NT
RO
LA
DA
SUB-PROCESO ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
Y REGISTROS
INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS
DE RETENCION Y VALORACIÓN DOCUMENTAL, LAS
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Y LA ELIMINACION
Fecha de
Revisión
Socializar las etapas del procesode Gestión Documental para la conformación y
desarrollo de los archivos de gestión mediante una herramienta para la interpretación y
aplicación de las tablas de retención documental.
Establecer las actividades para las transferencias documentales del archivo de gestión
al archivo central y el manejo de las transferencias en este último.
Determinar las actividades para la eliminación dedocumentos.
Desde el archivo de gestión hasta la disposición de los documentos en el archivo
central y/o su eliminación.
1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
CO
Las etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con su permanencia en
cada uno de los tres tipos de archivo que debe tener la institución en las distintas
dependencias. Esta permanencia está definida por las Tablas de RetenciónDocumental y por las Tablas de Valoración Documental.
Esos tipos de archivos son:
NO
Archivo de gestión
Archivo central
Archivo histórico
2. ¿QUÉ ES LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL?
IA
La Tabla de Retención Documental es el listado de las series documentales con
sus correspondientes tipos documentales (si ocurren), a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vitalde los documentos.
CO
P
3. ¿QUÉ ES LA TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL?
La Tabla de Valoración Documental es el listado de las series documentales que
corresponde a fondos acumulados, concerniente a documentación existente de
épocas anteriores a la estructura funcional vigente. En el caso de la PGN, aplica
para las estructuras funcionales anteriores al año 2000.
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL13-03-2008
Fecha de
Aprobación
14-07-2009
Versión
1
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NT
RO
LA
DA
SUB-PROCESO ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
Y REGISTROS
INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS
DE RETENCION Y VALORACIÓN DOCUMENTAL, LAS
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Y LA ELIMINACION
Fecha de
Revisión
INS-GD-AS-008
Las Tablas de Valoración Documental, TVD, para la PGN, en la actualidad se
encuentranpendientes de aprobación por parte del Archivo General de la Nación
(AGN).
4. ¿QUÉ ES UNA SERIE Y UNA SUBSERIE DOCUMENTAL?
CO
El Acuerdo 027 del 31 de octubre de 2006 del AGN define una serie documental
como un “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros.”
La subserie es el “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una
serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus
características específicas.”
NO
5. PRESENTACIÓN, INTERPRETACIÓN Y APLICACIÓN DE LA TABLA DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL
Información que aparece en la tabla de retención:
DependenciaProductora:
IA
Se refiere a la dependencia para la cual se ha elaborado cada tabla de retención
documental.
Código Dependencia Productora:
CO
P
Es un código único e irrepetible asignado a cada dependencia de la PGN dentro
del territorio nacional. Este código es utilizado por el Grupo de Nómina, por la
Oficina de Sistemas, por la Oficina de Planeación y en el caso de las TRD, por el
Grupo de ArchivoCentral.
Código de Serie y Subserie:
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
13-03-2008
Fecha de
Aprobación
14-07-2009
Versión
1
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RO
LA
DA
SUB-PROCESO ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
Y REGISTROS
INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS
DE RETENCION Y VALORACIÓN DOCUMENTAL, LAS
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Y LA ELIMINACION
Fecha de
Revisión
INS-GD-AS-008
Los códigos...
INS-GD-AS-008
OBJETIVOS
ALCANCE
13-03-2008
Fecha de
Aprobación
14-07-2009
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SUB-PROCESO ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
Y REGISTROS
INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS
DE RETENCION Y VALORACIÓN DOCUMENTAL, LAS
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Y LA ELIMINACION
Fecha de
Revisión
Socializar las etapas del procesode Gestión Documental para la conformación y
desarrollo de los archivos de gestión mediante una herramienta para la interpretación y
aplicación de las tablas de retención documental.
Establecer las actividades para las transferencias documentales del archivo de gestión
al archivo central y el manejo de las transferencias en este último.
Determinar las actividades para la eliminación dedocumentos.
Desde el archivo de gestión hasta la disposición de los documentos en el archivo
central y/o su eliminación.
1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
CO
Las etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con su permanencia en
cada uno de los tres tipos de archivo que debe tener la institución en las distintas
dependencias. Esta permanencia está definida por las Tablas de RetenciónDocumental y por las Tablas de Valoración Documental.
Esos tipos de archivos son:
NO
Archivo de gestión
Archivo central
Archivo histórico
2. ¿QUÉ ES LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL?
IA
La Tabla de Retención Documental es el listado de las series documentales con
sus correspondientes tipos documentales (si ocurren), a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vitalde los documentos.
CO
P
3. ¿QUÉ ES LA TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL?
La Tabla de Valoración Documental es el listado de las series documentales que
corresponde a fondos acumulados, concerniente a documentación existente de
épocas anteriores a la estructura funcional vigente. En el caso de la PGN, aplica
para las estructuras funcionales anteriores al año 2000.
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Y REGISTROS
INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS
DE RETENCION Y VALORACIÓN DOCUMENTAL, LAS
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Y LA ELIMINACION
Fecha de
Revisión
INS-GD-AS-008
Las Tablas de Valoración Documental, TVD, para la PGN, en la actualidad se
encuentranpendientes de aprobación por parte del Archivo General de la Nación
(AGN).
4. ¿QUÉ ES UNA SERIE Y UNA SUBSERIE DOCUMENTAL?
CO
El Acuerdo 027 del 31 de octubre de 2006 del AGN define una serie documental
como un “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros.”
La subserie es el “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una
serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus
características específicas.”
NO
5. PRESENTACIÓN, INTERPRETACIÓN Y APLICACIÓN DE LA TABLA DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL
Información que aparece en la tabla de retención:
DependenciaProductora:
IA
Se refiere a la dependencia para la cual se ha elaborado cada tabla de retención
documental.
Código Dependencia Productora:
CO
P
Es un código único e irrepetible asignado a cada dependencia de la PGN dentro
del territorio nacional. Este código es utilizado por el Grupo de Nómina, por la
Oficina de Sistemas, por la Oficina de Planeación y en el caso de las TRD, por el
Grupo de ArchivoCentral.
Código de Serie y Subserie:
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13-03-2008
Fecha de
Aprobación
14-07-2009
Versión
1
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Y REGISTROS
INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS
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