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Páginas: 7 (1729 palabras)
Publicado: 22 de abril de 2011
No. 4123.18.1.01 M3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE CALIDAD – SECRETARIA GENERAL VERSIÓN 1.0
CONTROL DE REGISTROS
FECHA APROB 06/06/2006
1. OBJETIVO Establecer los lineamientos básicos para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros del Sistema de Gestión de la Calidad en laAdministración Central del Municipio de Santiago de Cali, para asegurar su uso adecuado en los términos de la normatividad vigente aplicable al manejo de la información, que garantice su disponibilidad para quienes la requieran. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica para el control de todos los registros de origen interno y externo de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali. 3.DEFINICIONES ACCESO: Restricción de la consulta a determinados usuarios y medidas de control. ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende la documentación producida y recibida por las dependencias de la Administración Central Municipal para dar respuesta a la solución de asuntos, someterla a continua utilización y consulta por las oficinas productoras o quien la solicite. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO DE REGISTROS:Diferentes momentos de vida del documento desde su elaboración hasta su disposición final. CONSERVACIÓN: Tiempo durante el cual deben ser conservados los documentos del Sistema de Gestión de Calidad., de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental de la Administración Central Municipal DEPÓSITO DE ARCHIVO DE GESTIÓN : Lugar destinado exclusivamente para la administración, organizacióny conservación de las series, subseries y tipos documentales de una dependencia, una vez que finaliza el trámite, de acuerdo con los tiempos de retención estipulados en la Tabla de Retención Documental (TRD). DOCUMENTO: Información y su medio de soporte . LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS DE REGISTRO: Indice utilizado para describir en forma ordenada, los formatos del mapa documental de laAdministración Central Municipal. MAPA DOCUMENTAL: Son los documentos de registros que maneja toda la información de la Administración Central Municipal.
No. 4123.18.1.01 M3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE CALIDAD – SECRETARIA GENERAL VERSIÓN 1.0
CONTROL DE REGISTROS
FECHA APROB 06/06/2006
REGISTRO: Datos o información que dan evidencia de la ejecución de actividades y de los resultados alcanzados. REQUISITO: Necesidad o expectativa, generalmente implícita u obligatoria. REVISIÓN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. SOPORTE DEL DOCUMENTO: Medio en el que se encuentra adherida la información: electrónico, físico,entre otros TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Es el instrumento que contiene la relación de: series, subseries y tipos documentales de registros, con sus correspondientes tiempos de retención, generados por la Administración Central Municipal. DOCUMENTOS Y REGISTROS Los documentos y registros relacionados con el procedimiento son: A. B. C. D. E. F. G. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS DE REGISTRO(CODIGO) INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS DE REGISTRO DIFUSIÓN DE DOCUMENTOS DE REGISTRO SOLICITUD DE CREACIÓN O MODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE REGISTRO
A. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS DE REGISTRO (CÓDIGO): Es un listado que indica todoslos documentos registros existentes, del Sistema de Gestión de Calidad, especificando su código, nombre, fecha de aprobación, versión, soporte del documento registro, ubicación/ protección del documento registro. B. INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN: Es el documento que ofrece las políticas y los procedimientos sobre la primera etapa del ciclo de vida de los documentos...
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE CALIDAD – SECRETARIA GENERAL VERSIÓN 1.0
CONTROL DE REGISTROS
FECHA APROB 06/06/2006
1. OBJETIVO Establecer los lineamientos básicos para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros del Sistema de Gestión de la Calidad en laAdministración Central del Municipio de Santiago de Cali, para asegurar su uso adecuado en los términos de la normatividad vigente aplicable al manejo de la información, que garantice su disponibilidad para quienes la requieran. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica para el control de todos los registros de origen interno y externo de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali. 3.DEFINICIONES ACCESO: Restricción de la consulta a determinados usuarios y medidas de control. ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende la documentación producida y recibida por las dependencias de la Administración Central Municipal para dar respuesta a la solución de asuntos, someterla a continua utilización y consulta por las oficinas productoras o quien la solicite. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO DE REGISTROS:Diferentes momentos de vida del documento desde su elaboración hasta su disposición final. CONSERVACIÓN: Tiempo durante el cual deben ser conservados los documentos del Sistema de Gestión de Calidad., de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental de la Administración Central Municipal DEPÓSITO DE ARCHIVO DE GESTIÓN : Lugar destinado exclusivamente para la administración, organizacióny conservación de las series, subseries y tipos documentales de una dependencia, una vez que finaliza el trámite, de acuerdo con los tiempos de retención estipulados en la Tabla de Retención Documental (TRD). DOCUMENTO: Información y su medio de soporte . LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS DE REGISTRO: Indice utilizado para describir en forma ordenada, los formatos del mapa documental de laAdministración Central Municipal. MAPA DOCUMENTAL: Son los documentos de registros que maneja toda la información de la Administración Central Municipal.
No. 4123.18.1.01 M3
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DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE CALIDAD – SECRETARIA GENERAL VERSIÓN 1.0
CONTROL DE REGISTROS
FECHA APROB 06/06/2006
REGISTRO: Datos o información que dan evidencia de la ejecución de actividades y de los resultados alcanzados. REQUISITO: Necesidad o expectativa, generalmente implícita u obligatoria. REVISIÓN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. SOPORTE DEL DOCUMENTO: Medio en el que se encuentra adherida la información: electrónico, físico,entre otros TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Es el instrumento que contiene la relación de: series, subseries y tipos documentales de registros, con sus correspondientes tiempos de retención, generados por la Administración Central Municipal. DOCUMENTOS Y REGISTROS Los documentos y registros relacionados con el procedimiento son: A. B. C. D. E. F. G. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS DE REGISTRO(CODIGO) INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS DE REGISTRO DIFUSIÓN DE DOCUMENTOS DE REGISTRO SOLICITUD DE CREACIÓN O MODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE REGISTRO
A. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS DE REGISTRO (CÓDIGO): Es un listado que indica todoslos documentos registros existentes, del Sistema de Gestión de Calidad, especificando su código, nombre, fecha de aprobación, versión, soporte del documento registro, ubicación/ protección del documento registro. B. INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN: Es el documento que ofrece las políticas y los procedimientos sobre la primera etapa del ciclo de vida de los documentos...
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