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EL PROCESO ADMINISTRATIVO DE
CONTROL Y CONTABILIZACIÓN DE
LAS OPERACIONES DEL HOTEL
El proceso administrativo comienza cuando se produce un hecho
económico o transacción mercantil en el hotel, que debe ser debidamente
registrado hasta finalizar con su inclusión en los estados financieros y
estadísticas (previo un proceso exhaustivo de control) del establecimiento.
Todo este proceso debe serplanificado y realizado con meticulosidad, y en
algunos aspectos no está exento de elevada complejidad.
A modo de resumen a continuación se indican las fases por las que pasa el
registro de todo el proceso:
1.- El intercambio o transacción mercantil. Es el hecho económico
propiamente dicho. Se produce cuando un cliente entra en el hotel y se le
asigna habitación, cuando un cliente pide su consumiciónen un bar o
restaurante o cuando efectúa una llamada telefónica. Igualmente cuando el
proveedor hace entrega de una determinada mercancía.
2.- El documento justificativo de toda transacción. Todo hecho económico
debe tener reflejo en un documento, y este principio ha de funcionar sin
excepción alguna, de modo que existe un documento específico para cada
una de las posibles transacciones que serealizan en el hotel: así la comanda
recoge la petición de consumo en bares y restaurantes o el albarán recoge la
entrega de mercancía de un proveedor.
3.- Diferentes niveles de agrupación en documentos resumen. Los
diferentes documentos justificativos se agrupan generalmente en
documentos resumen: así las comandas pasan a formar parte de facturas y
posteriormente de liquidaciones del facturista; losalbaranes pasan a formar
parte del diario de compras, etc.
4.- El control o intervención y la validación contable del documento. Tanto
los documentos justificativos de la transacción como los diferentes
documentos resumen son posteriormente sometidos a un determinado
proceso de control, que tiene por finalidad el aseguramiento de que su
contenido económico es correcto. Este proceso finaliza con suvalidación

por el departamento de intervención, de modo que sólo cuando el
documento ha sido validado pasa a ser documento contable.
5.- El registro contable del documento y su incorporación a los EEFF. Una
vez validado se registra siguiendo las normas establecidas al efecto,
pasando a formar parte del cuerpo de contabilidad y teniendo su reflejo en
los estados financieros de la empresa.
6.-Estadísticas, información para la toma de decisiones. Se trata de
información extracontable elaborada fundamentalmente en base a
documentos resúmenes y que facilita la comprensión de los estados
financieros y en consecuencia la toma de decisiones, que a la postre es el
fin último de toda la información.
A continuación se hace referencia al proceso propiamente contable, ya que
el proceso de controlserá extensamente tratado en otros capítulos, por ser
la parte más importante de la asignatura.
1.- EL SISTEMA ADMINISTRATIVO.La contabilidad postula que todo hecho económico que consista en
intercambios de la entidad con terceros y ciertos hechos económicos con
origen en fuerzas o entidades externas, así como determinados hechos
económicos internos, deben reflejarse en los estados financieros.
Poresta razón estos hechos deben identificarse, seleccionarse y
posteriormente ser aprobados o autorizados. Podrán requerir además, pasos
adicionales de tramitación o procesamiento, tales como cálculos,
clasificación y registro. Estos pasos suelen ir seguidos de resúmenes de los
que se preparan asientos de diario para volcarse en el Mayor. Finalmente
los saldos del Mayor se reflejan en los EstadosFinancieros.
Un hecho económico puede originar varias transacciones, p.e. una venta de
alojamiento origina transacciones de facturación, cuentas a cobrar, etc.
Un sistema es la serie de tareas mediante las cuales se reconocen,
autorizan, calculan, clasifican, registran, resumen e informan las
transacciones. El procesamiento es la ejecución real de estas tareas.
La transformación de innumerables...