7 Pasos para implementar el MAAGTIC

7 Pasos para implementar el MAAGTIC

1 ¿Por dónde empezar?
Ubica dónde estás y cuánto te falta
Inicia con un análisis de la situación actual de tu institución, para lo cual reflexiona sobre las siguientes preguntas:
¿Tienes claro el alcance idóneo de la implantación, acorde con tu institución?
¿Entiendes los requerimientos que te solicita el manual?
¿Conoces el orden adecuado para leerlos requerimientos del MAAGTIC?
¿Has alcanzado los objetivos propuestos y el plan de la implantación?
¿Cuentas con la estructura y recursos suficientes para llevar a cabo la implantación?
¿Has abordado correctamente la implantación hasta el momento?
¿La estrategia y secuencia de implantación que llevas a cabo está funcionando?
Estas preguntas te ayudarán a evaluar los resultados obtenidoshasta la fecha, para determinar la posición en la que se encuentra tu institución y verificar si el camino que has tomado es el adecuado o si deberías considerar una nueva estrategia.
¿Tienes claro el alcance idóneo de la implantación, acorde con tu institución?
El MAAGTIC es el mismo para todos, pero la operación que lleva a cabo cada institución siempre será distinta; por lo tanto, convienedeterminar previamente un alcance adecuado para los casos respectivos.
Proponte un alcance realista, considerando el tamaño de la UTIC que te corresponde y tomando en cuenta los recursos, infraestructura, servicios y capacidad de operación. También analiza las capacidades que subcontratas con terceros, ya que, en estos casos, deberás trasladarles los requisitos del proceso. Todo ello te dará unadimensión invaluable del grado de detalle que habrás de dedicar en la descripción de los procesos, las actividades, el cumplimiento de los factores críticos y la información a integrar para los productos de trabajo.
En general no es indispensable una documentación muy extensa, ya que la profundidad de la implantación y su detalle dependen de ti.
¿Entiendes los requerimientos que te solicita elmanual?
El manual te solicita que establezcas en tu institución los procesos que indica su Marco Rector, a partir de la documentación de los procesos y sus productos, la instauración de indicadores de evaluación, así como de la formalización y designación de los roles que se utilizan.
Si bien no hay una ruta lógica o seriada para la implantación, existe un proceso que permite establecer, documentar ysentar las bases para llevar a cabo la evaluación y mejora continua de los procesos, el cual se denomina Operación del Sistema de Gestión y Mejora de los Procesos de la UTIC (OSGP).
A través de los productos de trabajo que se generan en cada proceso, identificarás los flujos de información y la interconexión entre ellos, obteniendo mayor claridad sobre la interacción de los procesos en laoperación.
Todo esto se explica y detalla con cinco componentes, incluidos en el proceso OSGP, los cuales son:
1. Documento de Administración del Proceso (DAP)
2. Mapa del proceso
3. Indicadores y medición
4. Definición de roles y responsabilidades, a través de la Matriz RACI
5. Matriz de Segregación de Roles
¿Conoces el orden adecuado para leer los requerimientos del MAAGTIC?
Existe unarelación directa entre los factores críticos de los procesos y los productos de trabajo que los alimentan, transforman y generan al cubrirlos. Al pensar en ello, se te facilitará identificar las actividades que sostienen la operación y aquellas enfocadas en la gestión.
Al separar las actividades de gestión, es decir, aquellas que empiezan con el verbo “establecer”, de las actividades operativas, que sonlas que indican “cómo” ejecutar el proceso en el día a día.
¿Has alcanzado los objetivos propuestos y el plan de la implantación?
Piensa la implantación como una primera versión, no definitiva, ya que siempre existirán mejoras por hacer y difícilmente alcanzarás el proceso perfecto o ideal. Por ello, no te detengas a detallar y corregir sin haber experimentado antes la operación. Tendrás...