7

Capitulo 7
Procedimientos contables y manuales
La necesidad de establecer manuales administrativos surge por varias razones y lleven a las organizaciones a plasmar en blanco y negro todos los procedimientos que se siguen en el desarrollo del trabajo diario. Con frecuencia muchas empresas se ven en la situación de absoluto desconocimiento del trabajo que es llevado a cabo por un empleado que seenferma, es despedido o se retira de la empresa quedando la posición sin posibilidades de ser cubierta inmediatamente, por cuanto no hay quien entre o capacite al suplente o nuevo trabajador sobre las labores a realizar.
7.1. Importancia de la documentación
Mediante el proceso de documentación, todas las actividades son plasmadas de tal forma que cualquier empleado debidamente autorizado puedetener acceso y conocer dicha información. La documentación de los sistemas se realiza por las siguientes razones:
Sistematizar las relaciones entre los integrantes de una organización.
Instruir a los empleados acerca de los aspectos tales como: objetivos, políticas, normas, procedimientos, funciones y autoridad.
Servir de guía para la ejecución de las tareas de los empleados.
Servir de guía para laevaluación de la eficiencia operacional.
Sistematizar los procedimientos que se emplean en la empresa.
Normalizar el desarrollo de las tareas.
Servir de guía para el entrenamiento de personal de reciente ingreso
7.1.1 Costos de los manuales
Al principio los costos de documentar las tareas y procedimientos pueden superar los beneficios tangibles de los manuales, sin embargo, a medida que elproceso se va desarrollando la organización debe ver a los manuales como una herramienta gerencial que ayudará en la evaluación, control y análisis de la empresa en términos, por ejemplo, de la eficiencia operacional. Tres tipos de costos podemos distinguir en el desarrollo de los manuales:
De desarrollo: representan todos los costos necesarios para iniciar el proceso de documentación tales como:planificación del personal de apoyo involucrado, consultores especializados, herramientas de software a utilizar, tiempo adicional en que debe incurrir los empleados en sus horas laborales y cualquier otro costo necesario para iniciar y desarrollar el plan de documentación.
De implantación: Costos necesarios para dar a conocer el contenido de los manuales y darles vigencia en la organización. Dentro deesta categoría se deben incluir las horas de entrenamiento al personal, los ejemplares que se elaboran para cada uno de los empleados que lo requieran, el manual como herramienta de trabajo y cualquier otro costo necesario para ponerlo en vigencia y uso.
De mantenimiento: Están representados por las actualizaciones parciales o totales a los manuales, por innovaciones tecnológicas, cambiosoperativos o promulgación de leyes y reglamentos que impliquen el desarrollo de nuevos procedimientos o la actualización de los ya existentes
7.2. Tipos de manuales
Dentro de las técnicas para documentar una empresa se pueden encontrar distintos tipos de manuales, cada uno para un determinado fin. Una clasificación de los manuales en el contexto de la organización es la siguiente:
7.2.1 Manuales desistemas, métodos y procedimientos manuales
Bajo este esquema, podemos subdividir los manuales en:
Específicos
Manuales de técnicas: Se aplican las pautas, pasos o procedimientos que deben seguirse para aplicar alguna técnica específica. Por ejemplo, un manual de operación de un equipo o maquinaria debe ser clasificado en este grupo. El uso y objetivo de este tipo de manuales es por lo generallimitado.
Manuales de actividades: Muestra los pasos a seguir en diferentes situaciones de trabajo. Un ejemplo típico de este tipo de manuales, está representado por los manuales de inducción al personal.
Genéricos
Manuales de organización: incluye todos aquellos aspectos que detallan la estructura, sus relaciones y las responsabilidades de cada empleado. Un ejemplo del contenido de un manual de...