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Antecedentes y generalidades
En sentido general las organizaciones, desde los tiempos de Taylor, Fayol, Weber y otros, que iniciaron en el siglo XIX un diseño organizacional que ha sido el tradicional hasta nuestros días. El mismo ha mantenido, con algunas variantes de forma pero no de contenido, la estructura organizacional piramidal, la jerarquía con el poder de decisión en la cima y unadivisión del trabajo por funciones agrupadas en departamentos, direcciones u otras áreas y sin una orientación hacia el cliente.
Es indiscutible que estamos habituados a pensar y actuar con la división por funciones y no por procesos, lo cual debe llevarnos a una profunda reflexión para trabajar con nuevas variantes más eficaces y eficientes.
La división por funciones crea fronteras en losdepartamentos o áreas de trabajo lo cual inclina al cumplimiento de los objetivos particulares del área y limita una visión más amplia e importante que constituye el cumplimiento de los objetivos y la misión de la organización.
Proceso y enfoque basado en procesos. Definición
Las organizaciones tienen una misión y para cumplirla desarrollan variadas actividades, definimos un proceso como “un conjunto deactividades que recibe elementos o recursos de entrada y los transforma en salidas, o sea, resultados”.
En las organizaciones existen variados procesos interrelacionados entre si, y en múltiples ocasiones las salidas o resultados de un proceso constituyen la entrada de otro.
Podemos expresar, en sentido general, que el conjunto de actividades para la realización de un producto, la prestación de unservicio o el desarrollo de una actividad comercial constituye un proceso.
Cuando en una organización “aplicamos un sistema de procesos los que se identifican, se interrelacionan y se gestionan para garantizar un resultado deseado y que satisfaga las necesidades del cliente decimos que contamos con un enfoque basado en procesos”.
Un enfoque basado en procesos nos permite un mejor y continuocontrol sobre los procesos y las interrelaciones entre ellos, lo cual sin lugar a dudas representa una ventaja competitiva para la organización. Permite además un desempeño mejor y la obtención de mejores resultados no sólo en los procesos sino en los productos y servicios, así como la posibilidad de un mejoramiento continuo de manera integral.
Pasos generales para conseguir un enfoque basado enprocesos
Le brindamos un grupo de pasos generales para garantizar un enfoque basado en procesos de manera adecuada, esto no significa que en todas las organizaciones estos pasos deban ser estrictamente iguales ni que el tiempo de duración de ellos deba ser el mismo, recordemos que cada organización tiene sus características y especificidades por lo que es de gran importancia tener en cuenta esteaspecto, y ampliamos, no solamente tenerlo en cuenta para este enfoque sino como cuestión presente en todo momento.
Exponemos nuestra recomendación:
Identificar todos los procesos de la organización especialmente los principales para el cumplimiento de la producción o los servicios, que como expresamos con antelación provienen del conjunto de actividades que garantizan los objetivos y la misión, tener encuenta además los aspectos que permiten garantizar los requerimientos y expectativas de los clientes. Una vez identificados debe valorarse el objetivo que persigue cada proceso; sus elementos de entrada y de donde provienen, los resultados y hacia quien van dirigidos; los recursos necesarios, especialmente los humanos con sus competencias, los materiales, equipos, herramientas, la seguridad ysalud en el trabajo; así como la secuencia del mismo.
Determinación de las características de los procesos, la realización de un adecuado control que posibilite una comprensión correcta de estos, determinando sus fallas o errores y las posibles desviaciones que ocurran. Lo anterior sobre la base de un grupo de indicadores correctamente seleccionados y bajo un procedimiento definido previamente.
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