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MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

FR-085

QUE SE COMUNICA
Documentos e información relacionada con el Sistema de SSOYAM (Manual de gestión, procedimientos, formatos, instructivos, documentos descriptivos)

OBJETIVO
Facilitar el acceso a los documentos del Sistema de SSOYAM

A QUIEN SE COMUNICA
Funcionarios, contratistas, partes interesadas

QUIEN COMUNICA
Coordinadora deSalud Ocupacional / Líder de proceso

CUANDO SE COMUNICA
Permanentemente, Cada vez que se actualizan

COMO SE COMUNICA
Inducción Capacitaciones Correo electrónico Divulgaciones

Política de SSOYAM

Dar a conocer la política de SSOYAM

Funcionarios, contratistas, partes interesadas

Alta dirección

Todo el tiempo se mantiene actualizada la Política de SSOYAM en la intranet. Cada vezque ingresa un funcionario nuevo se realiza inducción en la cual se da a conocer la Política. Cada vez que cambie se realiza re inducción con el personal.

Inducción Capacitaciones Correo electrónico Divulgaciones

Procesos, proyectos y actividades que desarrolla la Compañía

Dar a conocer los procesos, proyectos y actividades que desarrolla la Compañía

Funcionarios, contratistas, partesinteresadas

Alta Dirección y colaboradores del proceso de Gestión de los Recursos

Permanentemente

Canales de comunicación interna: boletines internos, Intranet, página Web, talleres, capacitaciones, estrategias de socialización y sensibilización

Autoridades y Responsabilidades

Matriz de Administración de Riesgos - Matriz de identificación y valoración de riesgos y peligros - Matriz deidentificación de aspectos e impactos
ÚLTIMA ACTUALIZACION 30/09/2011

Dar a conocer a todos los funcionarios y contratistas las responsabilidades asumidas dentro del Sistema de SSOYAM, informando a su vez los cargos autorizados para la toma de decisiones y acciones especificas Dar a conocer la identificación y valoración de riesgos y peligros presentes en la compañía en cada uno de losFuncionarios, contratistas, partes interesadas

Dirección Administrativas y líderes de proceso

Permanentemente en la Intranet Cada vez que ingrese un funcionario nuevo en las jornadas de inducción

Intranet Jornadas de inducción Perfil de cargo

Funcionarios, contratistas, partes interesadas

Coordinadora de Salud Ocupacional - Líderes de los procesos

Permanentemente

Página webCorreos electrónicos

MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
procesos, así como los controles propuestos para su eliminación o reducción Dar a conocer la aplicación de las normas relacionadas con cada uno de los procesos, gestión ambiental interna, seguridad industrial y salud ocupacional Dar a conocer los objetivos estratégicos relacionados con la Política de SSOYAM Dar a conocer las reglasbásicas de seguridad e higiene industrial que deben cumplir los funcionarios y contratistas de la corporación Dar a conocer el plan de emergencias establecido por la Compañía tanto a nivel central como en cada una de las regionales, indicando la manera de actuar antes, durante y después de una emergencia Informar a los integrantes de las brigadas y líderes de proceso las fechas, horarios y temáticas delas reuniones con brigadas de emergencia Realizar un monitoreo al ausentismo de la Compañía, generado por

FR-085

Matriz de requisitos legales y de otra índole

Funcionarios, contratistas, partes interesadas

Coordinadora de Salud Ocupacional – Asesor Jurídico

Permanentemente

Correos internos Intranet

Objetivos Estratégicos SSOYAM

Funcionarios, contratistas, partesinteresadas

Coordinadora de Salud Ocupacional - Líderes de los procesos

Permanentemente, Cada vez que se actualiza Cada vez que ingrese un funcionario nuevo se dará a conocer el reglamento según los cronogramas de inducción. Se publicará el reglamento en cada una de las regionales. Permanentemente se publicará el plan en la intranet Una vez al año se realizará capacitación a funcionarios y...